Решение Совета муниципального района "Удорский" от 17.12.2013 N 29-12 "Об утверждении положения об архивном отделе администрации муниципального района "Удорский"
СОВЕТ МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА "УДОРСКИЙ"
РЕШЕНИЕ
от 17 декабря 2013 г. № 29-12
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ
МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА "УДОРСКИЙ"
Руководствуясь Федеральным законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" от 06.10.2003 № 131-ФЗ, Уставом муниципального образования муниципального района "Удорский", Совет муниципального района "Удорский" решил:
1. Утвердить Положение об архивном отделе администрации муниципального района "Удорский" согласно приложению к настоящему решению.
2. Признать утратившим силу решение Совета МР "Удорский" от 15.04.2009 № 21-6 "Об утверждении положения о секторе архива".
3. Настоящее решение вступает в силу с момента обнародования.
Глава муниципального района
"Удорский" -
Руководитель администрации района
В.ФЕДОРОВ
Утверждено
решением
Совета муниципального района
"Удорский"
от 17 декабря 2013 г. № 29-12
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ
МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА "УДОРСКИЙ"
1. Общие положения
1.1. Архивный отдел администрации муниципального района "Удорский" (далее - Отдел) является структурным подразделением администрации муниципального района без статуса юридического лица, созданный для выполнения функции местного самоуправления в области архивного дела и обеспечения деятельности исполнительной власти муниципального образования, действующего в соответствии с его Уставом, а также непосредственного хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Удорского района, относящихся к муниципальной собственности и других архивных документов.
1.2. В составе отдела действуют:
- хранилище управленческой, научно-технической документации, фондов личного происхождения и позитивов фотодокументов постоянного срока хранения;
- хранилище документов по личному составу ликвидированных организаций.
1.3. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Конституцией Республики Коми, Федеральным законом Российской Федерации от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Республиканским законом от 07.12.2005 № 122-РЗ "О регулировании некоторых вопросов в области архивного дела на территории РК", Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук", Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 "Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", Уставом муниципального образования муниципального района "Удорский", иными муниципальными правовыми актами, применяемыми к осуществлению соответствующих должностных обязанностей, нормативно-методическими документами Архивного агентства Республики Коми и настоящим Положением.
1.4. В своей деятельности отдел взаимодействует с Архивным агентством Республики Коми, органами местного самоуправления, общественными объединениями и иными организациями, со средствами массовой информации.
1.5. Штатная численность и номенклатура должностей муниципальных служащих - работников отдела устанавливается главой администрации муниципального района по согласованию с Советом муниципального района.
1.6. Финансирование и материально-техническое обеспечение отдела осуществляется за счет средств местного бюджета по смете администрации района.
1.7. Администрация района обеспечивает отдел помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов Архивного фонда, охрану помещений, их содержание, оборудование, техническое оснащение, транспортное обслуживание; создание необходимых условий труда работников отдела и условий пользователям для работы с архивными документами.
2. Основные задачи
2.1. Обеспечение сохранности и ведение государственного учета архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению.
2.2. Комплектование отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение для района.
2.3. Организационно-методическое руководство деятельностью архивов организаций и предприятий государственной формы собственности, организацией документов в делопроизводстве муниципальных органов местного самоуправления района, муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий, содействие организациям частной и иных форм собственности и гражданам, в процессе деятельности которых образуются документы архивного фонда района, другие архивные документы.
2.4. Информационное обеспечение органов местного самоуправления района, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на получение архивной информации в соответствии с действующим законодательством.
2.5. Реализация отдельных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов в случае наделении ими администрации района в установленном порядке.
3. Функции
Отдел в соответствии с возложенными на него задачами:
3.1. Обеспечивает хранение:
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, относящихся к муниципальной собственности района, образующихся в деятельности органов местного самоуправления, организаций, созданных при реализации полномочий муниципального образования района, муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий, архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей негосударственных организаций, общественных объединений и организаций, политических партий и граждан, в процессе деятельности которых образуются документы архивного фонда и другие архивные документы, передаваемые их собственниками или владельцами на постоянное хранение в отдел;
- документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (в том числе в связи с банкротством), действовавших на территории района;
- печатных, позитивов фотодокументов и других материалов, дополняющих фонды отдела;
- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности отдела.
3.2. Осуществляет учет документов, принятых в отдел, представляет в установленном порядке учетные данные в Архивное агентство Республики Коми.
3.3. Проводит (реализует) мероприятия по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.
3.4. Обеспечивает подготовку предложений по повышению безопасности хранящихся в отделе документов, внесение их в установленном порядке на рассмотрение главе района и реализацию принятых решений.
3.5. Обеспечивает проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в отделе, в том числе на основе методических рекомендаций Архивного агентства Республики Коми.
3.6. Составляет списки организаций - источников комплектования отдела и представляет их в установленном порядке на согласование в Архивное агентство Республики Коми и на утверждение главе района; ведет систематическую работу по уточнению списков.
3.7. Организует в соответствии с законодательно установленными сроками отбор архивных документов организаций - источников комплектования для постоянного и долговременного хранения и осуществляет их прием в отдел.
3.8. Осуществляет проверки состояния делопроизводства и сохранности архивных документов, в том числе по личному составу, в организациях - источниках комплектования.
3.9. Обеспечивает в установленном порядке ведение учета архивных документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования, организациях и предприятиях муниципальных форм собственности, находящихся на территории района.
3.10. Осуществляет в установленном порядке рассмотрение локальных нормативно-методических документов, определяющих порядок документационного обеспечения управления и работы архивов организаций: положений об архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций - источников комплектования сектора, инструкций по делопроизводству.
3.11. Обеспечивает рассмотрение и утверждение Архивным агентством Республики Коми поступивших от организаций - источников комплектования описей дел постоянного хранения.
3.12. Изучает и обобщает практику работы архивов и делопроизводственных служб, распространяет их положительный опыт среди организаций - источников комплектования отдела.
3.13. Оказывает организационно-методическую помощь организациям - источникам комплектования отдела, проводит совещания, семинары, консультации по вопросам организации и методики работы с документами, организует смотры сохранности документов.
3.14. Осуществляет информирование отдела "Служба "одного окна" и Пенсионного фонда в Удорском районе о составе и содержании документов и фондов отдела.
3.15. Обеспечивает исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию путем выдачи в установленном порядке дел во временное пользование, подготовки архивных справок и заверенных копий архивных документов, выписок из них.
3.16. Организует работу с пользователями архивными документами непосредственно в отделе, готовит копии документов по их запросам.
3.17. Обеспечивает подготовку документальных выставок, материалов для средств массовой информации, встреч с общественностью, школьных уроков, экскурсий в отдел, ведет публикацию архивных документов.
3.18. Обеспечивает исполнение социально-правовых запросов граждан на основе принятых в отдел документов по личному составу, выдает заверенные архивные справки, копии и выписки из документов для обеспечения пенсионных прав граждан.
3.19. Осуществляет прием граждан, рассматривает их заявления и консультирует по вопросам розыска архивных документов.
3.20. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам, хранящимся в отделе, в том числе справочники и путеводители о составе и содержании фондов отдела, базы данных.
3.21. Обеспечивает подготовку для внесения в установленном порядке в органы местного самоуправления проектов муниципальных правовых актов по вопросам развития архивного дела в районе, совершенствования работы отдела.
4. Права
4.1. Представлять администрацию муниципального образования района по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела.
4.2. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории района, обязательные для исполнения указания по вопросам организации и хранения архивных документов, организации документов в делопроизводстве, устранению выявленных недостатков.
4.3. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, необходимые сведения об организации хранения и состоянии сохранности архивных документов, организации документов в делопроизводстве, использовании в делопроизводстве информационных технологий, участвовать в работе экспертных комиссий организаций.
4.5. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых администрацией района и ее структурными подразделениями.
4.6. Запрашивать и получать сведения, необходимые для работы по уточнению списков источников комплектования отдела.
5. Организация деятельности
5.1. Отдел возглавляет заведующий, назначаемый на должность и освобождаемый от должности главой муниципального района "Удорский" в порядке, установленном администрацией района в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.
При смене заведующего отделом прием-передача дел производится комиссией, созданной распоряжением главы района. Акт приема-передачи дел утверждается главой района.
5.2. Заведующий отделом:
- Организует деятельность отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций.
- Отчитывается о работе отдела и состоянии архивного дела в районе перед администрацией Удорского района и в установленном порядке перед Архивным агентством Республики Коми.
- Обеспечивает соблюдение охранного и противопожарного режимов, работу отдела в условиях чрезвычайных ситуаций, внедряет в практику рациональные способы хранения документов, определяет потребность отдела в технических средствах, оборудовании, материалах.
- Решает вопросы выдачи во временное пользование организациям и пользователям архивных документов для работы в помещении отдела.
5.3. Деятельность отдела организуется в соответствии с Правилами, утвержденными Министерством культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, на основе республиканских и районных целевых программ, планов работы, утверждаемых с учетом рекомендаций Архивного агентства Республики Коми.
5.4. Реорганизация или ликвидация отдела осуществляется администрацией района по согласованию с Советом муниципального района.
------------------------------------------------------------------
СОВЕТ МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА "УДОРСКИЙ"
РЕШЕНИЕ
от 17 декабря 2013 г. № 29-12
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ
МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА "УДОРСКИЙ"
Руководствуясь Федеральным законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" от 06.10.2003 № 131-ФЗ, Уставом муниципального образования муниципального района "Удорский", Совет муниципального района "Удорский" решил:
1. Утвердить Положение об архивном отделе администрации муниципального района "Удорский" согласно приложению к настоящему решению.
2. Признать утратившим силу решение Совета МР "Удорский" от 15.04.2009 № 21-6 "Об утверждении положения о секторе архива".
3. Настоящее решение вступает в силу с момента обнародования.
Глава муниципального района
"Удорский" -
Руководитель администрации района
В.ФЕДОРОВ
Утверждено
решением
Совета муниципального района
"Удорский"
от 17 декабря 2013 г. № 29-12
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ
МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА "УДОРСКИЙ"
1. Общие положения
1.1. Архивный отдел администрации муниципального района "Удорский" (далее - Отдел) является структурным подразделением администрации муниципального района без статуса юридического лица, созданный для выполнения функции местного самоуправления в области архивного дела и обеспечения деятельности исполнительной власти муниципального образования, действующего в соответствии с его Уставом, а также непосредственного хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Удорского района, относящихся к муниципальной собственности и других архивных документов.
1.2. В составе отдела действуют:
- хранилище управленческой, научно-технической документации, фондов личного происхождения и позитивов фотодокументов постоянного срока хранения;
- хранилище документов по личному составу ликвидированных организаций.
1.3. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Конституцией Республики Коми, Федеральным законом Российской Федерации от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Республиканским законом от 07.12.2005 № 122-РЗ "О регулировании некоторых вопросов в области архивного дела на территории РК", Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук", Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 "Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", Уставом муниципального образования муниципального района "Удорский", иными муниципальными правовыми актами, применяемыми к осуществлению соответствующих должностных обязанностей, нормативно-методическими документами Архивного агентства Республики Коми и настоящим Положением.
1.4. В своей деятельности отдел взаимодействует с Архивным агентством Республики Коми, органами местного самоуправления, общественными объединениями и иными организациями, со средствами массовой информации.
1.5. Штатная численность и номенклатура должностей муниципальных служащих - работников отдела устанавливается главой администрации муниципального района по согласованию с Советом муниципального района.
1.6. Финансирование и материально-техническое обеспечение отдела осуществляется за счет средств местного бюджета по смете администрации района.
1.7. Администрация района обеспечивает отдел помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов Архивного фонда, охрану помещений, их содержание, оборудование, техническое оснащение, транспортное обслуживание; создание необходимых условий труда работников отдела и условий пользователям для работы с архивными документами.
2. Основные задачи
2.1. Обеспечение сохранности и ведение государственного учета архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению.
2.2. Комплектование отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение для района.
2.3. Организационно-методическое руководство деятельностью архивов организаций и предприятий государственной формы собственности, организацией документов в делопроизводстве муниципальных органов местного самоуправления района, муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий, содействие организациям частной и иных форм собственности и гражданам, в процессе деятельности которых образуются документы архивного фонда района, другие архивные документы.
2.4. Информационное обеспечение органов местного самоуправления района, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на получение архивной информации в соответствии с действующим законодательством.
2.5. Реализация отдельных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов в случае наделении ими администрации района в установленном порядке.
3. Функции
Отдел в соответствии с возложенными на него задачами:
3.1. Обеспечивает хранение:
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, относящихся к муниципальной собственности района, образующихся в деятельности органов местного самоуправления, организаций, созданных при реализации полномочий муниципального образования района, муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий, архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей негосударственных организаций, общественных объединений и организаций, политических партий и граждан, в процессе деятельности которых образуются документы архивного фонда и другие архивные документы, передаваемые их собственниками или владельцами на постоянное хранение в отдел;
- документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (в том числе в связи с банкротством), действовавших на территории района;
- печатных, позитивов фотодокументов и других материалов, дополняющих фонды отдела;
- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности отдела.
3.2. Осуществляет учет документов, принятых в отдел, представляет в установленном порядке учетные данные в Архивное агентство Республики Коми.
3.3. Проводит (реализует) мероприятия по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.
3.4. Обеспечивает подготовку предложений по повышению безопасности хранящихся в отделе документов, внесение их в установленном порядке на рассмотрение главе района и реализацию принятых решений.
3.5. Обеспечивает проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в отделе, в том числе на основе методических рекомендаций Архивного агентства Республики Коми.
3.6. Составляет списки организаций - источников комплектования отдела и представляет их в установленном порядке на согласование в Архивное агентство Республики Коми и на утверждение главе района; ведет систематическую работу по уточнению списков.
3.7. Организует в соответствии с законодательно установленными сроками отбор архивных документов организаций - источников комплектования для постоянного и долговременного хранения и осуществляет их прием в отдел.
3.8. Осуществляет проверки состояния делопроизводства и сохранности архивных документов, в том числе по личному составу, в организациях - источниках комплектования.
3.9. Обеспечивает в установленном порядке ведение учета архивных документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования, организациях и предприятиях муниципальных форм собственности, находящихся на территории района.
3.10. Осуществляет в установленном порядке рассмотрение локальных нормативно-методических документов, определяющих порядок документационного обеспечения управления и работы архивов организаций: положений об архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций - источников комплектования сектора, инструкций по делопроизводству.
3.11. Обеспечивает рассмотрение и утверждение Архивным агентством Республики Коми поступивших от организаций - источников комплектования описей дел постоянного хранения.
3.12. Изучает и обобщает практику работы архивов и делопроизводственных служб, распространяет их положительный опыт среди организаций - источников комплектования отдела.
3.13. Оказывает организационно-методическую помощь организациям - источникам комплектования отдела, проводит совещания, семинары, консультации по вопросам организации и методики работы с документами, организует смотры сохранности документов.
3.14. Осуществляет информирование отдела "Служба "одного окна" и Пенсионного фонда в Удорском районе о составе и содержании документов и фондов отдела.
3.15. Обеспечивает исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию путем выдачи в установленном порядке дел во временное пользование, подготовки архивных справок и заверенных копий архивных документов, выписок из них.
3.16. Организует работу с пользователями архивными документами непосредственно в отделе, готовит копии документов по их запросам.
3.17. Обеспечивает подготовку документальных выставок, материалов для средств массовой информации, встреч с общественностью, школьных уроков, экскурсий в отдел, ведет публикацию архивных документов.
3.18. Обеспечивает исполнение социально-правовых запросов граждан на основе принятых в отдел документов по личному составу, выдает заверенные архивные справки, копии и выписки из документов для обеспечения пенсионных прав граждан.
3.19. Осуществляет прием граждан, рассматривает их заявления и консультирует по вопросам розыска архивных документов.
3.20. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам, хранящимся в отделе, в том числе справочники и путеводители о составе и содержании фондов отдела, базы данных.
3.21. Обеспечивает подготовку для внесения в установленном порядке в органы местного самоуправления проектов муниципальных правовых актов по вопросам развития архивного дела в районе, совершенствования работы отдела.
4. Права
4.1. Представлять администрацию муниципального образования района по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела.
4.2. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории района, обязательные для исполнения указания по вопросам организации и хранения архивных документов, организации документов в делопроизводстве, устранению выявленных недостатков.
4.3. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, необходимые сведения об организации хранения и состоянии сохранности архивных документов, организации документов в делопроизводстве, использовании в делопроизводстве информационных технологий, участвовать в работе экспертных комиссий организаций.
4.5. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых администрацией района и ее структурными подразделениями.
4.6. Запрашивать и получать сведения, необходимые для работы по уточнению списков источников комплектования отдела.
5. Организация деятельности
5.1. Отдел возглавляет заведующий, назначаемый на должность и освобождаемый от должности главой муниципального района "Удорский" в порядке, установленном администрацией района в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.
При смене заведующего отделом прием-передача дел производится комиссией, созданной распоряжением главы района. Акт приема-передачи дел утверждается главой района.
5.2. Заведующий отделом:
- Организует деятельность отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций.
- Отчитывается о работе отдела и состоянии архивного дела в районе перед администрацией Удорского района и в установленном порядке перед Архивным агентством Республики Коми.
- Обеспечивает соблюдение охранного и противопожарного режимов, работу отдела в условиях чрезвычайных ситуаций, внедряет в практику рациональные способы хранения документов, определяет потребность отдела в технических средствах, оборудовании, материалах.
- Решает вопросы выдачи во временное пользование организациям и пользователям архивных документов для работы в помещении отдела.
5.3. Деятельность отдела организуется в соответствии с Правилами, утвержденными Министерством культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, на основе республиканских и районных целевых программ, планов работы, утверждаемых с учетом рекомендаций Архивного агентства Республики Коми.
5.4. Реорганизация или ликвидация отдела осуществляется администрацией района по согласованию с Советом муниципального района.
------------------------------------------------------------------