Приказ Управления записи актов гражданского состояния Республики Коми от 25.07.2013 N 71-ОД "О рассмотрении обращений граждан"
УПРАВЛЕНИЕ ЗАПИСИ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ
РЕСПУБЛИКИ КОМИ
ПРИКАЗ
от 25 июля 2013 г. № 71-ОД
О РАССМОТРЕНИИ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
Список изменяющих документов
(в ред. Приказов Управления записи актов гражданского
состояния Республики Коми от 10.06.2014 № 76-од,
от 07.07.2014 № 86-од)
Во исполнение Постановления Правительства Российской Федерации от 3 декабря 2012 года № 1254 "О внесении изменения в пункт 1 Правил разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг", которым внесено изменение, исключающее распространение Правил разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг на рассмотрение обращений граждан Российской Федерации приказываю
1. Утвердить Положение о рассмотрении обращений граждан, поступивших в Управление записи актов гражданского состояния Республики Коми, согласно приложению 1.
2. Утвердить форму Журнала предварительной записи граждан на личный прием согласно приложению 2.
3. Утвердить форму Карточки личного приема гражданина согласно приложению 3.
4. Утвердить График личного приема граждан в Управлении загса Республики Коми согласно приложению 4.
Начальник
Д.СИЧКАРЬ
Приложение 1
к Приказу
Управления загса
Республики Коми
от 25 июля 2013 г. № 71-ОД
ПОЛОЖЕНИЕ
О РАССМОТРЕНИИ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН, ПОСТУПИВШИХ В УПРАВЛЕНИЕ
ЗАПИСИ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ РЕСПУБЛИКИ КОМИ
Список изменяющих документов
(в ред. Приказов Управления записи актов гражданского
состояния Республики Коми от 10.06.2014 № 76-од,
от 07.07.2014 № 86-од)
1. Настоящее Положение о рассмотрении обращений граждан, поступивших в Управление записи актов гражданского состояния Республики Коми (далее - Положение), устанавливает сроки и последовательность административных процедур и административных действий Управления записи актов гражданского состояния Республики Коми (далее - Управление), порядок взаимодействия между его структурными подразделениями и должностными лицами, а также взаимодействие Управления с заявителями, иными органами государственной власти и местного самоуправления в Республике Коми, а также учреждениями и организациями при рассмотрении обращений граждан.
2. Заявителями могут выступать физические лица - граждане Российской Федерации, а также иностранные граждане и лица без гражданства, за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или федеральным законом (далее - граждане).
Граждане имеют право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения, включая обращения объединений граждан, в том числе юридических лиц.
3. Сведения о месте нахождения и графике работы Управления, справочных телефонах, адресе электронной почты Управления:
Место нахождения Управления: Республика Коми, г. Сыктывкар, ул. Бабушкина, дом 10;
График (режим) работы Управления: понедельник - четверг 9.00 - 17.30, пятница 9.00 - 16.00, обеденный перерыв 13.00 - 14.00, суббота - воскресенье - выходные дни.
Телефон Управления: (8212) 24-94-84, факс (8212) 24-94-84;
Справочные телефоны структурных подразделений Управления:
- отдел правовой, информационной и аналитической работы (8212) 24-22-92;
- отдел учета, обработки и хранения документов (8212) 24-62-22;
Адрес электронной почты: E-mail: zags@rkomi.ru.
4. Результатом рассмотрения обращения гражданина является:
1) письменное разъяснение гражданину по существу поставленных в обращении вопросов;
2) уведомление о переадресации обращения в соответствующие органы или должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;
3) мотивированный отказ в даче ответа по существу в соответствии с законодательством.
5. Срок рассмотрения письменных обращений граждан - 30 дней со дня регистрации письменного обращения в Управлении.
В исключительных случаях, а также в случае направления Управлением в установленном порядке запроса о предоставлении необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов в другие государственные органы, органы местного самоуправления и иным должностным лицам, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия, начальник (заместитель начальника) Управления вправе продлить срок рассмотрения обращения не более, чем на 30 дней с уведомлением об этом заявителя и указанием причин продления.
6. Рассмотрение обращений граждан осуществляется Управлением в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
Конституцией Российской Федерации;
Конституцией Республики Коми;
Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ);
Законом Республики Коми от 11 мая 2010 г. № 47-РЗ "О реализации права граждан на обращение в Республике Коми";
постановлением Правительства Республики Коми от 1 декабря 2009 г. № 349 "Об Управлении записи актов гражданского состояния Республики Коми".
7. Должностные лица Управления обеспечивают:
1) своевременное и полное рассмотрение обращений граждан, принятие по ним решений и направление ответов заявителям в установленные законодательством Российской Федерации сроки;
2) получение необходимых для рассмотрения письменных обращений граждан документов и материалов в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц;
3) принятие мер, направленных на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов граждан;
4) направление письменных ответов по существу поставленных в обращении вопросов.
8. При рассмотрении обращения не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.
9. Письменные обращения могут быть доставлены лично, почтовым отправлением, по информационным системам общего пользования.
10. Обращение, поступившее в Управление по информационным системам общего пользования, распечатывается на бумажном носителе, после чего подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящим Положением.
11. Регистрации и учету подлежат все поступившие обращения граждан. Регистрация обращений граждан производится в "Автоматизированной системе Управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций".
(п. 11 в ред. Приказа Управления записи актов гражданского состояния Республики Коми от 07.07.2014 № 86-од)
12. При приеме письменного обращения непосредственно от гражданина по его просьбе на втором экземпляре принятого обращения делается отметка с указанием даты приема обращения, фамилии и инициалов лица, принявшего обращение, и сообщается контактный телефон Управления для справок по обращениям граждан.
13. Обращение проверяется на повторность, при необходимости сверяется с находящейся в архиве предыдущей перепиской. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения (30 дней со дня регистрации письменного обращения, либо 60 дней в случае продления срока рассмотрения обращения, или заявитель не удовлетворен полученным ответом).
14. На обращениях граждан проставляется штамп, в котором указывается входящий номер и дата регистрации. При регистрации заполняется учетная карточка, в которой:
1) обращению присваивается регистрационный номер;
2) указываются фамилия и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес;
3) отмечается тип доставки обращения (письмо, электронное письмо, телеграмма, факс). Если письмо переслано из других государственных органов, то указывается, откуда оно поступило (из Администрации Президента Российской Федерации, из Администрации Главы Республики Коми и Правительства Республики Коми и т.д.), указываются дата и исходящий номер сопроводительного письма.
15. Гражданин вправе получить в Управлении устную, в том числе по телефону 24-46-46, информацию о регистрации его письменного обращения.
16. Начальник (заместитель начальника) Управления в трехдневный срок с момента регистрации обращения гражданина направляет поручения о рассмотрении обращения в структурные подразделения Управления.
17. Начальник структурного подразделения, получивший поручение о рассмотрении обращения, в тот же день принимает организационное решение о порядке дальнейшего рассмотрения обращения.
19. В случае, если в поручении о рассмотрении обращения указаны несколько структурных подразделений, подлинник обращения направляется структурному подразделению - ответственному исполнителю (указанному в поручении первым), копии направляются структурным подразделениям - соисполнителям поручения.
20. Соисполнители в 10-дневный срок направляют в адрес ответственного исполнителя свои предложения в соответствии с компетенцией.
21. Должностное лицо, получившее поручение о подготовке ответа на обращение гражданина, изучает обращение и материалы к нему, в том числе в целях установления обоснованности доводов заявителя и принятия мер по восстановлению или защите его нарушенных прав, свобод и законных интересов, и при необходимости запрашивает дополнительную информацию.
22. В случаях, если для исполнения поручения необходимы проведение выездной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие иных мер, срок исполнения поручения может быть продлен начальником (заместителем начальника) Управления, но не более чем на 30 дней, в следующем порядке:
1) начальник структурного подразделения, ответственного за исполнение поручения, не позднее, чем за 3 дня до истечения срока исполнения поручения, представляет на имя начальника (заместителя начальника) Управления служебную записку с обоснованием необходимости продления срока исполнения поручения;
2) в случае получения разрешения начальника (заместителя начальника) Управления о продлении срока исполнения поручения в адрес заявителя направляется уведомление за подписью начальника (заместителя начальника) Управления, с указанием (при необходимости) срока направления ответа на его обращение.
23. При рассмотрении обращения, отнесенного к предложениям, в отношении каждого предложения производится оценка возможности его принятия. При проведении данной оценки учитываются следующие обстоятельства:
1) нормативное регулирование вопросов, на совершенствование которых направлено предложение;
2) необходимость внесения в случае принятия предложения изменений в нормативные документы;
3) наличие предложений, требующих изменения законодательства, не относящегося к компетенции Управления;
4) возможность принятия предложения с точки зрения технологических особенностей процедур, порядков, правил, реализация которых потребуется в случае принятия предложения;
5) материальные и денежные затраты на реализацию предложения;
6) возможность принятия предложения с учетом других особенностей вопроса, которого касается предложение.
С учетом результатов анализа предложения в отношении отмеченных обстоятельств по согласованию с руководителем, которым дано поручение о рассмотрении предложения, принимается решение о принятии или непринятии предложения.
Принятые предложения учитываются в ходе проводимых в установленном порядке работ по совершенствованию регулирования вопросов, затронутых предложением.
О результатах рассмотрения предложения сообщается гражданину. Если предложение не принято, гражданин извещается о причинах, по которым его предложение не может быть принято.
24. При рассмотрении обращения, отнесенного к заявлениям, выделяется действие, на необходимость совершения которого заявитель указывает. В частности:
1) исполнитель проверяет наличие законных оснований для совершения испрашиваемого действия и возможность его совершения;
2) если установлено, что имеются достаточные основания для совершения испрашиваемого действия, принимаются меры для удовлетворения заявления. Начальником Управления даются соответствующие поручения по совершению испрашиваемого действия.
25. В случае если в заявлении содержится сообщение о недостатках в деятельности Управления, проверяется (при необходимости - с проверкой на месте) обоснованность этой критики.
26. При рассмотрении обращения, отнесенного к жалобам, анализируется обоснованность каждого из мотивов, приведенных в жалобе, то есть проверяется, соответствовали ли обжалуемые действия (бездействие) работника(ов) положениям и предписаниям нормативных правовых актов, организационно-распорядительных документов.
Если в результате проведенного анализа подтвердились приведенные в жалобе факты, указывающие на неправомерность каких-либо действий, несоответствие этих действий положениям и предписаниям нормативных правовых актов, организационно-распорядительных документов, жалоба признается обоснованной.
Если жалоба признана обоснованной, то информация об этом направляется начальнику Управления для принятия решения в соответствии с законодательством. О результатах рассмотрения сообщается гражданину.
Если жалоба признана необоснованной, в ответе даются разъяснения в отношении неправомерности предъявляемых претензий.
27. Письменные обращения граждан считаются рассмотренными, если дан письменный ответ заявителю по существу поставленных в обращении вопросов.
Ответ заявителю (с материалами к обращению) за подписью начальника (заместителя начальника) Управления направляется в отдел кадров и контроля за прохождением документов для регистрации и отправки заявителю.
28. В случае если обращение поступило на рассмотрение в Управление из Администрации Главы Республики Коми и Правительства Республики Коми, других органов государственной власти, информация о результатах рассмотрения обращения с копией ответа заявителю при необходимости направляется в соответствующий государственный орган. Информация об исполнении обращения подписывается начальником Управления или исполняющим его обязанности заместителем.
29. В случае если в письменном обращении содержатся вопросы, не относящиеся к компетенции Управления, в течение 7 дней со дня его регистрации подлежат переадресации в соответствующие органы, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с одновременным уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации его обращения.
30. При повторном обращении дополнительное рассмотрение разрешенных обращений граждан проводится в случае выявления новых обстоятельств или изменения нормативного правового регулирования в сфере, касающейся решения указанного в обращении вопроса, и осуществляется в следующем порядке:
1) начальник структурного подразделения, ответственного за исполнение поручения, представляет на имя начальника (заместителя начальника) Управления служебную записку о целесообразности продолжения переписки с заявителем по данному вопросу;
2) в случае принятия начальником (заместителем начальника) Управления решения (в письменной форме) о нецелесообразности продолжения переписки в адрес заявителя направляется соответствующее уведомление.
31. Личный прием граждан проводится начальником Управления, его заместителем и начальниками отделов в своих рабочих кабинетах, в соответствии с графиком личного приема, а при выезде в муниципальные образования в Республике Коми - в общественных приемных Главы Республики Коми, в помещениях территориальных отделов загса.
Личный прием граждан осуществляется в часы работы согласно режиму центрального аппарата Управления и режимам работы территориальных отделов загса.
32. По просьбе граждан, должностным лицом, уполномоченным начальником Управления, может быть произведена предварительная запись на личный прием в журнале предварительной записи граждан на личный прием.
33. Содержание устного обращения гражданина заносится в карточку личного приема граждан. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема граждан. В остальных случаях по результатам рассмотрения поставленных на личном приеме вопросов гражданину в течение 30 дней направляется письменный ответ.
34. Письменные обращения граждан, принятые в ходе личного приема, подлежат регистрации и рассмотрению в установленном настоящим Положением порядке. О принятии письменного обращения гражданина производится запись в карточке личного приема граждан.
35. Если в ходе личного приема выясняется, что решение поднимаемых гражданином вопросов не входит в компетенцию Управления, гражданину разъясняется, куда ему следует обратиться.
В ходе личного приема гражданину может быть отказано в рассмотрении его обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов, о чем делается соответствующая запись в карточке личного приема.
36. Прием граждан в рамках реализации Федерального закона от 21.11.2011 № 324-ФЗ "О бесплатной юридической помощи в Российской Федерации" по вопросам, входящим в компетенцию Управления, ведет начальник отдела правовой, информационной и аналитической работы.
37. Контроль за организацией личного приема, учетом обращений граждан, рассматриваемых на личном приеме в Управлении, рассмотрением письменных обращений граждан, поступивших в Управление, осуществляет начальник отдела кадров и контроля за прохождением документов.
38. Контроль исполнения письменных обращений граждан и контроль исполнения поручений начальника (заместителя начальника) Управления, зафиксированных в резолюциях по исполнению письменных обращений граждан, осуществляет отдел кадров и контроля за прохождением документов. Контроль исполнения включает в себя контроль за качественным и своевременным исполнением документов.
Поручения о рассмотрении обращений граждан снимаются с контроля после направления ответов заявителям.
Исполненными считаются письменные обращения граждан, по которым рассмотрены все поставленные в обращении гражданина вопросы, приняты необходимые меры и заявителю даны исчерпывающие ответы.
Поручения, по которым были продлены сроки исполнения, снимаются с контроля после направления окончательных ответов заявителям.
39. Сотрудники Управления несут персональную ответственность за соблюдение требований законодательства, за осуществляемые действия (бездействия) и принимаемые решения в ходе рассмотрения обращений граждан.
40. Завершающий этап в работе с обращениями граждан - списание "В дело". На обращениях граждан после направления ответа проставляется отметка "В дело", дата и подпись начальника структурного подразделения, в котором рассматривалось обращение.
(п. 40 введен Приказом Управления записи актов гражданского состояния Республики Коми от 10.06.2014 № 76-од)
41. Делопроизводство по рассмотрению обращений ведется в соответствии с номенклатурой дел Управления (далее - Номенклатура дел).
(п. 41 введен Приказом Управления записи актов гражданского состояния Республики Коми от 10.06.2014 № 76-од)
42. Рассмотренные обращения граждан со всеми относящимися к ним материалами хранятся в структурных подразделениях в соответствии с Номенклатурой дел.
(п. 42 введен Приказом Управления записи актов гражданского состояния Республики Коми от 10.06.2014 № 76-од)
43. Документы "В дело" формируются в рабочем порядке в течение календарного года и располагаются в хронологическом порядке. Сроки хранения документов определяются согласно Номенклатуре дел.
(п. 43 введен Приказом Управления записи актов гражданского состояния Республики Коми от 10.06.2014 № 76-од)
44. Начальник отдела кадров и контроля проверяет наличие дат, подписей, виз, полноту (комплектность) документов. Не рассмотренные полностью, а также неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.
(п. 44 введен Приказом Управления записи актов гражданского состояния Республики Коми от 10.06.2014 № 76-од)
45. При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замене их копиями) делается соответствующая отметка специалистом структурного подразделения.
(п. 45 введен Приказом Управления записи актов гражданского состояния Республики Коми от 10.06.2014 № 76-од)
46. Списанные "В дело" материалы хранятся в структурных подразделениях Управления, по истечении установленного срока хранения подлежат уничтожению.
(п. 46 введен Приказом Управления записи актов гражданского состояния Республики Коми от 10.06.2014 № 76-од)
Приложение 2
к Приказу
Управления загса
Республики Коми
от 25 июля 2013 г. № 71-ОД
ЖУРНАЛ
ПРЕДВАРИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСИ ГРАЖДАН НА ЛИЧНЫЙ ПРИЕМ
№ п/п
Дата обращения
Ф.И.О. гражданина
Адрес, телефон гражданина
Содержание обращения
Дата и время личного приема
К кому записан на прием
Приложение 3
к Приказу
Управления загса
Республики Коми
от 25 июля 2013 г. № 71-ОД
КАРТОЧКА
личного приема гражданина
Дата приема "___" _________ 20__ г. в ___ час. ___ мин.
__________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество гражданина)
__________________________________________________________________
(адрес места жительства гражданина, телефон)
Повторность обращения: Да/Нет
Краткое содержание обращения гражданина
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Содержание принятого решения по обращению гражданина
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Отметка о получении письменного обращения во время приема:
___________________________________________________________________________
Резолюция на обращение ________________________________________________
Срок исполнения _______________________________________________________
Даны поручения:
___________________________________________________________________________
(Ф.И.О. исполнителей)
Содержание поручения: _________________________________________________
Отметка об ответе заявителю: __________________________________________
Отметка о снятии с контроля: __________________________________________
_____________________ _________________________ _____________
(Должность лица, (фамилия, инициалы) (подпись)
производившего прием)
Приложение 4
к Приказу
Управления загса
Республики Коми
от 25 июля 2013 г. № 71-ОД
ГРАФИК
ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН В УПРАВЛЕНИИ ЗАГСА РЕСПУБЛИКИ КОМИ
Должность
День личного приема граждан
начальник Управления
понедельник
заместитель начальника Управления
среда
начальник отдела правовой, информационной и аналитической работы
четверг
начальник отдела учета, хранения и обработки документов
пятница
начальники территориальных отделов загса
вторник
------------------------------------------------------------------
УПРАВЛЕНИЕ ЗАПИСИ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ
РЕСПУБЛИКИ КОМИ
ПРИКАЗ
от 25 июля 2013 г. № 71-ОД
О РАССМОТРЕНИИ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
Список изменяющих документов
(в ред. Приказов Управления записи актов гражданского
состояния Республики Коми от 10.06.2014 № 76-од,
от 07.07.2014 № 86-од)
Во исполнение Постановления Правительства Российской Федерации от 3 декабря 2012 года № 1254 "О внесении изменения в пункт 1 Правил разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг", которым внесено изменение, исключающее распространение Правил разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг на рассмотрение обращений граждан Российской Федерации приказываю
1. Утвердить Положение о рассмотрении обращений граждан, поступивших в Управление записи актов гражданского состояния Республики Коми, согласно приложению 1.
2. Утвердить форму Журнала предварительной записи граждан на личный прием согласно приложению 2.
3. Утвердить форму Карточки личного приема гражданина согласно приложению 3.
4. Утвердить График личного приема граждан в Управлении загса Республики Коми согласно приложению 4.
Начальник
Д.СИЧКАРЬ
Приложение 1
к Приказу
Управления загса
Республики Коми
от 25 июля 2013 г. № 71-ОД
ПОЛОЖЕНИЕ
О РАССМОТРЕНИИ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН, ПОСТУПИВШИХ В УПРАВЛЕНИЕ
ЗАПИСИ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ РЕСПУБЛИКИ КОМИ
Список изменяющих документов
(в ред. Приказов Управления записи актов гражданского
состояния Республики Коми от 10.06.2014 № 76-од,
от 07.07.2014 № 86-од)
1. Настоящее Положение о рассмотрении обращений граждан, поступивших в Управление записи актов гражданского состояния Республики Коми (далее - Положение), устанавливает сроки и последовательность административных процедур и административных действий Управления записи актов гражданского состояния Республики Коми (далее - Управление), порядок взаимодействия между его структурными подразделениями и должностными лицами, а также взаимодействие Управления с заявителями, иными органами государственной власти и местного самоуправления в Республике Коми, а также учреждениями и организациями при рассмотрении обращений граждан.
2. Заявителями могут выступать физические лица - граждане Российской Федерации, а также иностранные граждане и лица без гражданства, за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или федеральным законом (далее - граждане).
Граждане имеют право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения, включая обращения объединений граждан, в том числе юридических лиц.
3. Сведения о месте нахождения и графике работы Управления, справочных телефонах, адресе электронной почты Управления:
Место нахождения Управления: Республика Коми, г. Сыктывкар, ул. Бабушкина, дом 10;
График (режим) работы Управления: понедельник - четверг 9.00 - 17.30, пятница 9.00 - 16.00, обеденный перерыв 13.00 - 14.00, суббота - воскресенье - выходные дни.
Телефон Управления: (8212) 24-94-84, факс (8212) 24-94-84;
Справочные телефоны структурных подразделений Управления:
- отдел правовой, информационной и аналитической работы (8212) 24-22-92;
- отдел учета, обработки и хранения документов (8212) 24-62-22;
Адрес электронной почты: E-mail: zags@rkomi.ru.
4. Результатом рассмотрения обращения гражданина является:
1) письменное разъяснение гражданину по существу поставленных в обращении вопросов;
2) уведомление о переадресации обращения в соответствующие органы или должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;
3) мотивированный отказ в даче ответа по существу в соответствии с законодательством.
5. Срок рассмотрения письменных обращений граждан - 30 дней со дня регистрации письменного обращения в Управлении.
В исключительных случаях, а также в случае направления Управлением в установленном порядке запроса о предоставлении необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов в другие государственные органы, органы местного самоуправления и иным должностным лицам, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия, начальник (заместитель начальника) Управления вправе продлить срок рассмотрения обращения не более, чем на 30 дней с уведомлением об этом заявителя и указанием причин продления.
6. Рассмотрение обращений граждан осуществляется Управлением в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
Конституцией Российской Федерации;
Конституцией Республики Коми;
Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ);
Законом Республики Коми от 11 мая 2010 г. № 47-РЗ "О реализации права граждан на обращение в Республике Коми";
постановлением Правительства Республики Коми от 1 декабря 2009 г. № 349 "Об Управлении записи актов гражданского состояния Республики Коми".
7. Должностные лица Управления обеспечивают:
1) своевременное и полное рассмотрение обращений граждан, принятие по ним решений и направление ответов заявителям в установленные законодательством Российской Федерации сроки;
2) получение необходимых для рассмотрения письменных обращений граждан документов и материалов в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц;
3) принятие мер, направленных на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов граждан;
4) направление письменных ответов по существу поставленных в обращении вопросов.
8. При рассмотрении обращения не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.
9. Письменные обращения могут быть доставлены лично, почтовым отправлением, по информационным системам общего пользования.
10. Обращение, поступившее в Управление по информационным системам общего пользования, распечатывается на бумажном носителе, после чего подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящим Положением.
11. Регистрации и учету подлежат все поступившие обращения граждан. Регистрация обращений граждан производится в "Автоматизированной системе Управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций".
(п. 11 в ред. Приказа Управления записи актов гражданского состояния Республики Коми от 07.07.2014 № 86-од)
12. При приеме письменного обращения непосредственно от гражданина по его просьбе на втором экземпляре принятого обращения делается отметка с указанием даты приема обращения, фамилии и инициалов лица, принявшего обращение, и сообщается контактный телефон Управления для справок по обращениям граждан.
13. Обращение проверяется на повторность, при необходимости сверяется с находящейся в архиве предыдущей перепиской. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения (30 дней со дня регистрации письменного обращения, либо 60 дней в случае продления срока рассмотрения обращения, или заявитель не удовлетворен полученным ответом).
14. На обращениях граждан проставляется штамп, в котором указывается входящий номер и дата регистрации. При регистрации заполняется учетная карточка, в которой:
1) обращению присваивается регистрационный номер;
2) указываются фамилия и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес;
3) отмечается тип доставки обращения (письмо, электронное письмо, телеграмма, факс). Если письмо переслано из других государственных органов, то указывается, откуда оно поступило (из Администрации Президента Российской Федерации, из Администрации Главы Республики Коми и Правительства Республики Коми и т.д.), указываются дата и исходящий номер сопроводительного письма.
15. Гражданин вправе получить в Управлении устную, в том числе по телефону 24-46-46, информацию о регистрации его письменного обращения.
16. Начальник (заместитель начальника) Управления в трехдневный срок с момента регистрации обращения гражданина направляет поручения о рассмотрении обращения в структурные подразделения Управления.
17. Начальник структурного подразделения, получивший поручение о рассмотрении обращения, в тот же день принимает организационное решение о порядке дальнейшего рассмотрения обращения.
19. В случае, если в поручении о рассмотрении обращения указаны несколько структурных подразделений, подлинник обращения направляется структурному подразделению - ответственному исполнителю (указанному в поручении первым), копии направляются структурным подразделениям - соисполнителям поручения.
20. Соисполнители в 10-дневный срок направляют в адрес ответственного исполнителя свои предложения в соответствии с компетенцией.
21. Должностное лицо, получившее поручение о подготовке ответа на обращение гражданина, изучает обращение и материалы к нему, в том числе в целях установления обоснованности доводов заявителя и принятия мер по восстановлению или защите его нарушенных прав, свобод и законных интересов, и при необходимости запрашивает дополнительную информацию.
22. В случаях, если для исполнения поручения необходимы проведение выездной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие иных мер, срок исполнения поручения может быть продлен начальником (заместителем начальника) Управления, но не более чем на 30 дней, в следующем порядке:
1) начальник структурного подразделения, ответственного за исполнение поручения, не позднее, чем за 3 дня до истечения срока исполнения поручения, представляет на имя начальника (заместителя начальника) Управления служебную записку с обоснованием необходимости продления срока исполнения поручения;
2) в случае получения разрешения начальника (заместителя начальника) Управления о продлении срока исполнения поручения в адрес заявителя направляется уведомление за подписью начальника (заместителя начальника) Управления, с указанием (при необходимости) срока направления ответа на его обращение.
23. При рассмотрении обращения, отнесенного к предложениям, в отношении каждого предложения производится оценка возможности его принятия. При проведении данной оценки учитываются следующие обстоятельства:
1) нормативное регулирование вопросов, на совершенствование которых направлено предложение;
2) необходимость внесения в случае принятия предложения изменений в нормативные документы;
3) наличие предложений, требующих изменения законодательства, не относящегося к компетенции Управления;
4) возможность принятия предложения с точки зрения технологических особенностей процедур, порядков, правил, реализация которых потребуется в случае принятия предложения;
5) материальные и денежные затраты на реализацию предложения;
6) возможность принятия предложения с учетом других особенностей вопроса, которого касается предложение.
С учетом результатов анализа предложения в отношении отмеченных обстоятельств по согласованию с руководителем, которым дано поручение о рассмотрении предложения, принимается решение о принятии или непринятии предложения.
Принятые предложения учитываются в ходе проводимых в установленном порядке работ по совершенствованию регулирования вопросов, затронутых предложением.
О результатах рассмотрения предложения сообщается гражданину. Если предложение не принято, гражданин извещается о причинах, по которым его предложение не может быть принято.
24. При рассмотрении обращения, отнесенного к заявлениям, выделяется действие, на необходимость совершения которого заявитель указывает. В частности:
1) исполнитель проверяет наличие законных оснований для совершения испрашиваемого действия и возможность его совершения;
2) если установлено, что имеются достаточные основания для совершения испрашиваемого действия, принимаются меры для удовлетворения заявления. Начальником Управления даются соответствующие поручения по совершению испрашиваемого действия.
25. В случае если в заявлении содержится сообщение о недостатках в деятельности Управления, проверяется (при необходимости - с проверкой на месте) обоснованность этой критики.
26. При рассмотрении обращения, отнесенного к жалобам, анализируется обоснованность каждого из мотивов, приведенных в жалобе, то есть проверяется, соответствовали ли обжалуемые действия (бездействие) работника(ов) положениям и предписаниям нормативных правовых актов, организационно-распорядительных документов.
Если в результате проведенного анализа подтвердились приведенные в жалобе факты, указывающие на неправомерность каких-либо действий, несоответствие этих действий положениям и предписаниям нормативных правовых актов, организационно-распорядительных документов, жалоба признается обоснованной.
Если жалоба признана обоснованной, то информация об этом направляется начальнику Управления для принятия решения в соответствии с законодательством. О результатах рассмотрения сообщается гражданину.
Если жалоба признана необоснованной, в ответе даются разъяснения в отношении неправомерности предъявляемых претензий.
27. Письменные обращения граждан считаются рассмотренными, если дан письменный ответ заявителю по существу поставленных в обращении вопросов.
Ответ заявителю (с материалами к обращению) за подписью начальника (заместителя начальника) Управления направляется в отдел кадров и контроля за прохождением документов для регистрации и отправки заявителю.
28. В случае если обращение поступило на рассмотрение в Управление из Администрации Главы Республики Коми и Правительства Республики Коми, других органов государственной власти, информация о результатах рассмотрения обращения с копией ответа заявителю при необходимости направляется в соответствующий государственный орган. Информация об исполнении обращения подписывается начальником Управления или исполняющим его обязанности заместителем.
29. В случае если в письменном обращении содержатся вопросы, не относящиеся к компетенции Управления, в течение 7 дней со дня его регистрации подлежат переадресации в соответствующие органы, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с одновременным уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации его обращения.
30. При повторном обращении дополнительное рассмотрение разрешенных обращений граждан проводится в случае выявления новых обстоятельств или изменения нормативного правового регулирования в сфере, касающейся решения указанного в обращении вопроса, и осуществляется в следующем порядке:
1) начальник структурного подразделения, ответственного за исполнение поручения, представляет на имя начальника (заместителя начальника) Управления служебную записку о целесообразности продолжения переписки с заявителем по данному вопросу;
2) в случае принятия начальником (заместителем начальника) Управления решения (в письменной форме) о нецелесообразности продолжения переписки в адрес заявителя направляется соответствующее уведомление.
31. Личный прием граждан проводится начальником Управления, его заместителем и начальниками отделов в своих рабочих кабинетах, в соответствии с графиком личного приема, а при выезде в муниципальные образования в Республике Коми - в общественных приемных Главы Республики Коми, в помещениях территориальных отделов загса.
Личный прием граждан осуществляется в часы работы согласно режиму центрального аппарата Управления и режимам работы территориальных отделов загса.
32. По просьбе граждан, должностным лицом, уполномоченным начальником Управления, может быть произведена предварительная запись на личный прием в журнале предварительной записи граждан на личный прием.
33. Содержание устного обращения гражданина заносится в карточку личного приема граждан. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема граждан. В остальных случаях по результатам рассмотрения поставленных на личном приеме вопросов гражданину в течение 30 дней направляется письменный ответ.
34. Письменные обращения граждан, принятые в ходе личного приема, подлежат регистрации и рассмотрению в установленном настоящим Положением порядке. О принятии письменного обращения гражданина производится запись в карточке личного приема граждан.
35. Если в ходе личного приема выясняется, что решение поднимаемых гражданином вопросов не входит в компетенцию Управления, гражданину разъясняется, куда ему следует обратиться.
В ходе личного приема гражданину может быть отказано в рассмотрении его обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов, о чем делается соответствующая запись в карточке личного приема.
36. Прием граждан в рамках реализации Федерального закона от 21.11.2011 № 324-ФЗ "О бесплатной юридической помощи в Российской Федерации" по вопросам, входящим в компетенцию Управления, ведет начальник отдела правовой, информационной и аналитической работы.
37. Контроль за организацией личного приема, учетом обращений граждан, рассматриваемых на личном приеме в Управлении, рассмотрением письменных обращений граждан, поступивших в Управление, осуществляет начальник отдела кадров и контроля за прохождением документов.
38. Контроль исполнения письменных обращений граждан и контроль исполнения поручений начальника (заместителя начальника) Управления, зафиксированных в резолюциях по исполнению письменных обращений граждан, осуществляет отдел кадров и контроля за прохождением документов. Контроль исполнения включает в себя контроль за качественным и своевременным исполнением документов.
Поручения о рассмотрении обращений граждан снимаются с контроля после направления ответов заявителям.
Исполненными считаются письменные обращения граждан, по которым рассмотрены все поставленные в обращении гражданина вопросы, приняты необходимые меры и заявителю даны исчерпывающие ответы.
Поручения, по которым были продлены сроки исполнения, снимаются с контроля после направления окончательных ответов заявителям.
39. Сотрудники Управления несут персональную ответственность за соблюдение требований законодательства, за осуществляемые действия (бездействия) и принимаемые решения в ходе рассмотрения обращений граждан.
40. Завершающий этап в работе с обращениями граждан - списание "В дело". На обращениях граждан после направления ответа проставляется отметка "В дело", дата и подпись начальника структурного подразделения, в котором рассматривалось обращение.
(п. 40 введен Приказом Управления записи актов гражданского состояния Республики Коми от 10.06.2014 № 76-од)
41. Делопроизводство по рассмотрению обращений ведется в соответствии с номенклатурой дел Управления (далее - Номенклатура дел).
(п. 41 введен Приказом Управления записи актов гражданского состояния Республики Коми от 10.06.2014 № 76-од)
42. Рассмотренные обращения граждан со всеми относящимися к ним материалами хранятся в структурных подразделениях в соответствии с Номенклатурой дел.
(п. 42 введен Приказом Управления записи актов гражданского состояния Республики Коми от 10.06.2014 № 76-од)
43. Документы "В дело" формируются в рабочем порядке в течение календарного года и располагаются в хронологическом порядке. Сроки хранения документов определяются согласно Номенклатуре дел.
(п. 43 введен Приказом Управления записи актов гражданского состояния Республики Коми от 10.06.2014 № 76-од)
44. Начальник отдела кадров и контроля проверяет наличие дат, подписей, виз, полноту (комплектность) документов. Не рассмотренные полностью, а также неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.
(п. 44 введен Приказом Управления записи актов гражданского состояния Республики Коми от 10.06.2014 № 76-од)
45. При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замене их копиями) делается соответствующая отметка специалистом структурного подразделения.
(п. 45 введен Приказом Управления записи актов гражданского состояния Республики Коми от 10.06.2014 № 76-од)
46. Списанные "В дело" материалы хранятся в структурных подразделениях Управления, по истечении установленного срока хранения подлежат уничтожению.
(п. 46 введен Приказом Управления записи актов гражданского состояния Республики Коми от 10.06.2014 № 76-од)
Приложение 2
к Приказу
Управления загса
Республики Коми
от 25 июля 2013 г. № 71-ОД
ЖУРНАЛ
ПРЕДВАРИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСИ ГРАЖДАН НА ЛИЧНЫЙ ПРИЕМ
№ п/п
Дата обращения
Ф.И.О. гражданина
Адрес, телефон гражданина
Содержание обращения
Дата и время личного приема
К кому записан на прием
Приложение 3
к Приказу
Управления загса
Республики Коми
от 25 июля 2013 г. № 71-ОД
КАРТОЧКА
личного приема гражданина
Дата приема "___" _________ 20__ г. в ___ час. ___ мин.
__________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество гражданина)
__________________________________________________________________
(адрес места жительства гражданина, телефон)
Повторность обращения: Да/Нет
Краткое содержание обращения гражданина
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Содержание принятого решения по обращению гражданина
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Отметка о получении письменного обращения во время приема:
___________________________________________________________________________
Резолюция на обращение ________________________________________________
Срок исполнения _______________________________________________________
Даны поручения:
___________________________________________________________________________
(Ф.И.О. исполнителей)
Содержание поручения: _________________________________________________
Отметка об ответе заявителю: __________________________________________
Отметка о снятии с контроля: __________________________________________
_____________________ _________________________ _____________
(Должность лица, (фамилия, инициалы) (подпись)
производившего прием)
Приложение 4
к Приказу
Управления загса
Республики Коми
от 25 июля 2013 г. № 71-ОД
ГРАФИК
ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН В УПРАВЛЕНИИ ЗАГСА РЕСПУБЛИКИ КОМИ
Должность
День личного приема граждан
начальник Управления
понедельник
заместитель начальника Управления
среда
начальник отдела правовой, информационной и аналитической работы
четверг
начальник отдела учета, хранения и обработки документов
пятница
начальники территориальных отделов загса
вторник
------------------------------------------------------------------