АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА "УСТЬ-ЦИЛЕМСКИЙ"

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 29 января 2013 г. № 01/167

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА "УСТЬ-ЦИЛЕМСКИЙ"
Список изменяющих документов
(в ред. Постановлений администрации МО муниципального
района "Усть-Цилемский" от 06.12.2013 № 12/2456,
от 01.12.2014 № 12/2192)

Администрация муниципального района "Усть-Цилемский" постановляет:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству администрации муниципального района "Усть-Цилемский" согласно приложению.
2. Заместителям руководителя администрации муниципального района "Усть-Цилемский", руководителям структурных подразделений обеспечить организацию работы в соответствии с установленными требованиями и правилами Инструкции по делопроизводству администрации муниципального района "Усть-Цилемский".
3. Контроль за исполнением постановления возложить на заведующего отделом по управлению внутренней политикой администрации муниципального района "Усть-Цилемский" Выучейскую Е.Г.
4. Считать утратившим силу постановление главы муниципального образования муниципального района "Усть-Цилемский" от 27 мая 2009 г. № 05/606 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству администрации муниципального района "Усть-Цилемский".

Глава муниципального района
"Усть-Цилемский" -
Руководитель администрации района
А.ПОЗДЕЕВ





Утверждена
Постановлением
администрации муниципального района
"Усть-Цилемский"
от 29 января 2013 г. № 01/167
(приложение)

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ АДМИНИСТРАЦИИ
МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА "УСТЬ-ЦИЛЕМСКИЙ"
Список изменяющих документов
(в ред. Постановлений администрации МО муниципального
района "Усть-Цилемский" от 06.12.2013 № 12/2456,
от 01.12.2014 № 12/2192)

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в администрации муниципального района "Усть-Цилемский" (далее - администрация).
Руководство деятельностью администрации осуществляет глава муниципального района "Усть-Цилемский" - руководитель администрации района (далее - глава).
1.2. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства возлагается на руководителей структурных подразделений администрации.
1.3. Работники администрации несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них документов и неразглашение находящейся в них служебной информации. Об утрате документов немедленно докладывается в сектор контроля и документооборота отдела по управлению внутренней политикой администрации (далее - сектор контроля и документооборота).
1.4. При уходе работника в отпуск, выбытии в командировку, увольнении или перемещении имеющиеся у него на исполнении документы передаются другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения, о чем ставится в известность сектор контроля и документооборота.
1.5. Вновь принятые работники в недельный срок должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией руководителем структурного подразделения администрации.
1.6. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований Инструкции в структурных подразделениях администрации возлагается на сектор контроля и документооборота.
1.7. В структурных подразделениях администрации делопроизводство ведут назначенные ответственные работники, что закреплено в их должностных инструкциях.

2. Организация документооборота

Учет документооборота

2.1. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение поступающей в администрацию корреспонденции производится сектором контроля и документооборота.

Порядок приема документов

2.2. Документы, поступающие в администрацию района, направляются в сектор контроля и документооборота.
2.3. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяется правильность доставки и целостность вложений. Ошибочно доставленные документы, письма возвращаются отправителю или пересылаются по принадлежности.
Конверты с пометкой "лично" без вскрытия вручаются адресатам.
При обнаружении повреждения, отсутствия документов в конверте необходимо уведомить отправителя в тот же день по телефону.
Конверты сохраняются и приобщаются к документам лишь в случаях, когда только по ним можно установить, откуда поступил документ и дату отправки письма, когда дата отправки не совпадает с датой на конверте, а также в случае поступления в адрес администрации исковых заявлений, определений и решений судов.

Регистрация документов

2.4. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
2.5. Регистрация письменных обращений граждан и поступивших документов производится в секторе контроля и документооборота с вводом информации о них в электронную систему "Электронный офис".
2.6. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Не подлежат регистрации:
- графики, наряды, заявки, разнарядки;
- сводки и информации, присланные для сведения;
- рекламные издания, плакаты, буклеты, программы конференций, совещаний и т.д.;
- поздравительные письма, пригласительные билеты;
- бухгалтерские документы;
- печатные издания (книги, журналы, бюллетени);
- формы статистической отчетности;
- статистические данные, присланные для сведения.
2.7. Обязательной регистрации подлежат постановления и распоряжения администрации, документы, поступающие из вышестоящих органов, письма администраций сельских поселений, других учреждений, организаций, юридических лиц, заявления, жалобы граждан.
2.8. Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания.
2.9. На зарегистрированных документах в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется регистрационный штамп, где указывается дата регистрации и его входящий регистрационный номер. При регистрации поступившего документа в электронную систему "Электронный офис" в электронную карточку вводятся необходимые данные о документе.

Индексация документов

2.10. Индексация документов в делопроизводстве - это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения и хранения.
2.11. Индекс входящего и внутреннего документа (кроме постановлений, распоряжений, приказов) состоит из индексов дела по номенклатуре и порядкового регистрационного номера. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга прямой чертой (дефисом).
2.12. Индексами постановлений и распоряжений администрации района, протоколов комиссий являются их порядковые регистрационные номера. Регистрационному номеру распоряжения добавляется через дефис буква "р" (например, № 49-р). Распоряжения по личному составу состоят из индексов дела по номенклатуре и порядкового регистрационного номера с буквой "к" (например, № 02/02-04/22к). Регистрационный номер постановления состоит из номера месяца принятия и порядкового номера (например, 04/381, где 04 - месяц, 381 - порядковый номер). Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.

3. Организация контроля входящей корреспонденции
и порядок работы с документами

Организация контроля

3.1. Контроль за исполнением документа включает постановку документа на контроль, контроль хода исполнения, снятие исполнительного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование главы о состоянии исполнения документов.
3.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения к назначенному сроку.
3.3. При постановке документа на контроль в правой верхней части первой страницы документа делается отметка о контроле, которую обозначают словом (штампом) "Контроль".
3.4. Контроль исполнения документов осуществляет глава муниципального района "Усть-Цилемский" - руководитель администрации района, его заместители. Организационно-техническую работу по контролю за исполнением документов осуществляет сектор контроля и документооборота.
3.5. Непосредственный контроль за исполнением документов (организация исполнения постановлений, распоряжений, ведение контрольных дел, сбор информационных документов, их анализ, подготовка информации и т.д.) возлагается на заместителей руководителя и руководителей структурных подразделений администрации.
3.6. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - исполняются в 3-дневный срок;
имеющие отметку "оперативно" - в 10-дневный срок;
остальные - в срок не более месяца. Если последний день исполнения приходится на нерабочий день, документ подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
3.7. Документы передаются главе непосредственно в день их поступления.
3.8. Документы должны рассматриваться в суточный срок со дня поступления.
3.9. Указания по исполнению документа даются главой в форме резолюции. Резолюция накладывается на любой свободной площади первого листа, кроме полей. В резолюции указываются фамилии исполнителей и срок исполнения (если срок не указан в самом документе). Фамилия ответственного за исполнение указывается первой. Глава, поставив резолюцию, расписывается и ставит дату.
3.10. После наложения резолюции документы возвращаются в сектор контроля и документооборота, где резолюция переносится в электронную базу, и документ направляется для исполнения или ознакомления.
3.11. Если исполнение документа возлагается на группу работников, то лицо, указанное первым, несет ответственность за организацию исполнения, при этом подлинник документа остается в секторе контроля и документооборота, исполнителям передаются копии.
3.12. Все документы, рассмотренные главой, его заместителями, направляются для исполнения в структурные подразделения администрации, на подведомственные предприятия и организации только через сектор контроля и документооборота. При передаче документа на исполнение в подведомственные организации и предприятия контроль исполнения остается за лицом, ответственным за исполнение документа.
3.13. Документ считается исполненным, если поставленные в нем вопросы решены, дан ответ по существу.
3.14. Не реже одного раза в месяц сектор контроля и документооборота составляет сводку о ходе исполнения документов и докладывает главе. За три дня до истечения срока исполнения и при нарушении сроков исполнения сектор контроля и документооборота направляет исполнителям напоминания.

Порядок работы с документами в структурных
подразделениях администрации

3.15. Поступившие в структурные подразделения документы принимаются руководителем данного подразделения, который проставляет дату получения документа (при необходимости номер) и передает их для исполнения работникам своего структурного подразделения. Учет и контроль за исполнением поступивших документов в структурном подразделении администрации осуществляет ответственный за делопроизводство данного подразделения, в должностной инструкции которого закреплена данная обязанность.
3.16. Передача зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое осуществляется только через сектор контроля и документооборота, где производится отметка в электронной карточке о прохождении документа.
3.17. В первую очередь рассматриваются документы, требующие срочного исполнения. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание, определение необходимого количества экземпляров рассылки.
3.18. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
3.19. Ответственные лица, определенные распоряжением администрации муниципального района "Усть-Цилемский" от 3 декабря 2013 г. № 515-р, при подготовке ответов на запросы средств массовой информации в соответствии со статьей 39 Закона Российской Федерации от 27 декабря 1991 г. № 2124-1 "О средствах массовой информации" в ответе отражают информацию о деятельности органов местного самоуправления и их должностных лиц.
К ответу могут быть приложены сведения и информация, в том числе письма, разработчиками которых не являлся орган местного самоуправления, за исключением официальных статистических данных.
Ответственные лица несут персональную ответственность за соблюдение положений Закона Российской Федерации от 27 декабря 1991 г. № 2124-1 "О средствах массовой информации".
(п. 3.19 введен Постановлением администрации МО муниципального района "Усть-Цилемский" от 06.12.2013 № 12/2456)
3.20. Исполненный документ возвращается в сектор контроля и документооборота, где подшивается в соответствующее номенклатуре дел администрации дело. При необходимости структурное подразделение администрации может оставить себе копию документа.

4. Порядок работы с обращениями граждан.
Организация личного приема граждан

Регистрация обращений

4.1. Делопроизводство по письменным обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на заведующего сектором контроля и документооборота, в структурных подразделениях - на ответственных за делопроизводство. Личную ответственность за состояние делопроизводства по предложениям и жалобам граждан несут руководители структурных подразделений администрации.
4.2. Поступившие на имя главы, заместителей руководителя, руководителей структурных подразделений администрации обращения граждан регистрируются в секторе контроля и документооборота.
4.3. Гражданин в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование органа местного самоуправления (администрация муниципального района "Усть-Цилемский"), либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, а также свои фамилию, имя, отчество и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ставит личную подпись и дату.
4.4. Письменное обращение (заявление, жалоба) подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления и передается на рассмотрение главе, его заместителям или руководителям структурных подразделений.
4.5. Регистрационный индекс поступившего обращения, предложения, заявления, жалобы граждан указывается в регистрационном штампе, который проставляется в правом нижнем углу первой страницы, при отсутствии на ней свободной площади - на следующей странице.
4.6. Регистрационный индекс состоит из индекса номенклатуры дел и порядкового номера поступившего обращения (например, 01-28-1).
4.7. Повторным обращениям, предложениям, заявлениям, жалобам граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс и делается отметка "Повторно", которая проставляется в правом верхнем углу. Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.
4.8. Обращения, заявления, предложения и жалобы одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различными адресатами, учитываются под регистрационным индексом первого обращения.

Порядок и сроки рассмотрения обращений граждан

4.9. Письменное обращение, поступившее в администрацию, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации. При необходимости проведения проверки, истребования дополнительных материалов, принятия других мер сроки рассмотрения обращений граждан могут быть продлены главой или его заместителями, но не более чем на 30 дней с обязательным сообщением об этом заявителю.
4.10. Должностное лицо обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения и дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.
4.11. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.
4.12. В случае, если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких органов или должностных лиц, то в течение семи дней со дня регистрации обращения им направляется копия обращения.
4.13. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которого обжалуется.
4.14. Обращения, заявления, предложения и жалобы граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. В случаях, когда в ответах на обращения указываются меры, которые будут приняты в последующем, и указан срок исполнения, на таких обращениях делается отметка "Дополнительный контроль". Контроль завершается только после принятия исчерпывающих мер по разрешению обращения. Решение о снятии с контроля обращений, предложений, заявлений и жалоб граждан принимает глава или его заместители на основании окончательного ответа заявителю.
4.15. Обращения, предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие на имя главы, должны быть возвращены после их разрешения в сектор контроля и документооборота со всеми относящимися к ним материалами для формирования дела. Формирование дела и хранение дел по обращениям граждан у исполнителей запрещается. Ответственность за сохранность документов по обращениям граждан возлагается на заведующего сектором контроля и документооборота.
4.16. Сектор контроля и документооборота контролирует состояние работы с обращениями граждан, ежеквартально информирует главу по данному вопросу на основе анализа обращений граждан в разрезе структурных подразделений, характера обращений и сроков их рассмотрения.
4.17. Ответственность за работу по обращениям граждан, своевременность исполнения, полноту и достоверность ответов несут заместители руководителя администрации, руководители структурных подразделений, в которые направляются обращения граждан для исполнения.

Личный прием граждан

4.18. Личный прием граждан проводится главой, его заместителями, руководителями структурных подразделений в соответствии с утвержденным графиком.
4.19. Прием граждан осуществляется в порядке очереди.
4.20. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
4.21. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение, с согласия гражданина, может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов. Карточки личного приема используют при ведении личного приема: глава, его заместители, заведующие структурными подразделениями. Учет и контроль за карточками личного приема осуществляют:
у главы, его заместителей - секретарь руководителя;
в структурных подразделениях - ответственные за делопроизводство структурных подразделений.
Для систематизации устных обращений ведется журнал устных обращений граждан.
4.22. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
4.23. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, предусмотренном законодательством.

5. Основные требования при составлении
организационно-распорядительных документов

Требования к оформлению документов

5.1. Деятельность администрации обеспечивается системой взаимосвязанных распорядительных, управленческих документов, составляющих его документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией администрации, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоначальной или коллегиальной), объемом и характером взаимосвязей между администрацией, ее структурными подразделениями, предприятиями, учреждениями, а также вышестоящими организациями.
5.2. Составление и оформление документов производится в соответствии с требованиями ГОСТов, а также Единой государственной системой делопроизводства.
5.3. Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.
5.4. Документы, подготавливаемые администрацией, печатаются с использованием текстового редактора Microsoft Word версии 2003 и выше шрифтом Times New Roman размером 12 - 14 (в таблице текстовая информация печатается размером 10 - 12) через 1 межстрочный интервал на стандартных листах бумаги формата А4, в исключительных случаях на стандартных листах бумаги формата А3.
5.5. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке администрации муниципального района "Усть-Цилемский", так и без бланка, имеет следующие размеры полей:
левое - от 2,5 до 3 см;
правое - от 1,5 до 2 см;
верхнее - граница бланка документа или не менее 2 см для документов, оформляемых без бланков;
нижнее - не менее 2 см.
При двусторонней печати или копировании оборотная сторона листа документа имеет соответственно следующие размеры полей:
левое - от 2,5 до 3 см;
правое - от 1,5 до 2 см;
верхнее - не менее 2 см;
нижнее - не менее 2 см.

Служебное письмо

5.6. Письмо - самый распространенный вид служебных документов, служебное письмо - обобщенное название различных по содержанию документов. Все письма можно разделить по функциональному признаку на две группы:
а) письма, требующие письма-ответа:
- письмо-просьба;
- письмо-обращение;
- письмо-предложение;
- письмо-запрос;
б) письма, не требующие письма-ответа:
- письмо-предупреждение;
- письмо-напоминание;
- письмо-подтверждение;
- письмо-приглашение;
- письмо-отказ;
- письмо-извещение;
- сопроводительное письмо;
- гарантийное письмо;
- информационное письмо.
5.7. В администрации используется бланк служебного письма в угловом варианте (приложение № 1).
5.8. Требования к оформлению реквизитов:
- государственный герб Республики Коми: помещается в верхней центральной части углового штампа документа;
- наименование организации: включает в себя наименование на русском и коми языках - Администрация муниципального образования муниципального района "Усть-Цилемский" Республики Коми ("Чилимдiн районса администрация"), название на коми языке печатается ниже названия на русском;
- справочные данные включают в себя почтовый адрес: ул. Новый квартал, д. 11а, с. Усть-Цильма, Республика Коми, 169480, номера телефонов (приемной, сектора контроля и документооборота и факса), адрес электронной почты;
(в ред. Постановления администрации МО муниципального района "Усть-Цилемский" от 01.12.2014 № 12/2192)
- дата документа: датой документа является дата его подписания или утверждения. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами,
например: дату 15 января 2013 г. следует оформлять 15.01.2013 г.
- регистрационный номер документа состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера исходящей корреспонденции,

например: 01-33-24,
где: 01-33 номер дела по номенклатуре дел,
24 - порядковый номер отправляемого документа.

В случае если письмо является ответом на какой-либо запрос, заявление или письмо какого-либо ведомства, в угловом штампе в строке "на № ___" в обязательном порядке проставляется исходящий номер и дата письма, на который дается ответ и прикладывается само письмо, на которое дается ответ.
- адресат: располагается с правой стороны бланка письма.
Допускается центрировать все строчки реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже,
например:

Государственный Совет
Республики Коми
Комитет
по социальной политике

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации пишется в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном падеже (отвечает на вопрос "Кому?"), инициалы указываются перед фамилией,
например:

Министерство природных ресурсов
и охраны окружающей среды
Республики Коми
начальнику управления недропользования
Ю.А.Бабинцеву

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. В этом случае должность и фамилия пишутся в дательном падеже,
например:

Министру природных ресурсов
и охраны окружающей среды
Республики Коми
В.А.Лагунину

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.
При адресовании письма в организацию указывается ее наименование в именительном падеже, затем почтовый адрес,
например:

Государственное учреждение
Республики Коми
"Национальный архив
Республики Коми"

Первомайская ул., д. 90, г. Сыктывкар,
Республика Коми, 167982

При адресовании документа физическому лицу указывается фамилия и инициалы получателя в дательном падеже (отвечает на вопрос "Кому?"), инициалы указываются после фамилии, затем - почтовый адрес.
Например:

Иванову И.И.

ул. Советская, д. 124, кв. 1,
с. Усть-Цильма, Республика Коми, 169480

При направлении документа вышестоящим органам власти и управления почтовый адрес допускается не указывать.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
При адресовании документа одновременно организации и физическому лицу сначала указываются данные организации, затем данные и почтовый адрес физического лица.
- текст документа: текст служебного письма излагается от 3-го лица единственного числа,
например:
"Администрация муниципального района "Усть-Цилемский" считает...".

Текст служебного письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части (вступление) излагается причина, основание, цели или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма.
Во второй части (заключение), начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения, рекомендации.
Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны. Служебное письмо должно быть кратким, но несмотря на краткость, должно быть полным и исчерпывающим. Текст служебного письма должен быть точным и объективным, содержать только достоверную информацию, исключающую двоякое, неопределенное или многозначное толкование. Служебное письмо должно быть корректным по форме.
- приложение: отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, количество листов и экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют,
например:

Приложение: 1. Положение об отделе образования на 15 л. в 1 экз.
2. Положение об отделе культуры, спорта и молодежи
на 14 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: письмо государственного учреждения
Республики Коми "Национальный архив
Республики Коми" от 05 июня 2005 г. № 02-6/172
и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

- подпись: располагается после текста и отметки о наличии приложений (если имеются), отступив на 3 - 4 межстрочных интервала, и печатается от левого поля документа. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия),
например:

Глава муниципального района "Усть-Цилемский" -
руководитель администрации района личная подпись А.В.Поздеев

Служебные письма администрации подписываются руководителем, а в его отсутствие - лицом, исполняющим его обязанности. Служебные письма от имени организации могут по поручению руководителя администрации подписываться его заместителями в соответствии с распределением обязанностей.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности,
например:

Глава муниципального района "Усть-Цилемский" -
руководитель администрации района личная подпись А.В.Поздеев

Заведующий отделом финансовой и
учетной политики личная подпись Н.Е.Осипова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне, например,

Заместитель руководителя администрации
муниципального района "Усть-Цилемский" личная подпись Н.М.Канев

Заместитель руководителя администрации
муниципального района "Усть-Цилемский" личная подпись П.В.Рочев

- отметка об исполнителе: необходима для оперативной связи адресата с составителем документа для выяснения возникших вопросов. Отметка включает в себя фамилию, имя, отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу и печатается шрифтом № 10 или № 11,
например:

Иванов Алексей Петрович,
91777

При отправке документов в другой город, район следует дополнять номер телефона междугородным кодом,
например, (82141) 91540.

Подготовка и оформление правовых актов администрации
муниципального района "Усть-Цилемский"

5.9. Подготовка проектов правовых актов (постановлений и распоряжений) администрации муниципального района "Усть-Цилемский" (далее - правовые акты) производится в соответствии с требованиями, установленными настоящей Инструкцией.
5.10. Ответственность за качество подготовки проектов правовых актов, их согласование с должностными лицами и своевременное предоставление проектов главе несут должностные лица, подготовившие проект. Должностные лица, согласовывающие представленные проекты, несут ответственность за результаты согласования. В случае несогласования проекта должностные лица указывают причину, по которой проект не согласован.
5.11. Проекты правовых актов по кадровым вопросам готовятся сектором по правовым вопросам отдела по управлению внутренней политикой администрации на основании соответствующих указаний главы муниципального района "Усть-Цилемский" - руководителя администрации района.
5.12. Проекты правовых актов, внесенные с нарушением требований, предъявляемых к их составлению и оформлению, возвращаются на доработку в 3-дневный срок со дня их поступления.
5.13. Проекты правовых актов готовятся на бланках формата А4 в машинописном виде (приложения № 2, № 3).
На проекте правового акта на расстоянии межстрочного интервала 24 пт от верхнего края листа у правой границы текстового поля печатается слово "ПРОЕКТ" прописными буквами полужирным шрифтом.
5.14. Проекты правовых актов имеют следующие реквизиты:
1) наименование вида правового акта - ПОСТАНОВЛЕНИЕ или РАСПОРЯЖЕНИЕ - печатается прописными буквами размером шрифта не более № 17 и выделяется полужирным шрифтом;
2) дата и номер правового акта располагаются в одну строку, слева от левой границы текстового поля.

Дата и номер проставляются после подписания проекта главой. Дата оформляется словесно-цифровым способом,
например:

05 февраля 2013 г.;

3) заголовок, который печатается на расстоянии не менее 8 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы и отвечает, как правило, на вопрос: "О чем (о ком)?". Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. В распоряжениях заголовок, как правило, отсутствует.
Заголовок выравнивается по левому краю листа;
4) текст отделяется от заголовка дополнительным интервалом 24 пт.
Текстовая часть правовых актов может подразделяться на констатирующую (преамбулу) и постановляющую части (в распоряжении - распорядительную часть), которые печатаются с абзацного отступа на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.
Преамбула в постановлениях администрации отделяется от постановляющей части словосочетанием "администрация муниципального района "Усть-Цилемский" постановляет:".
Если правовой акт издается на основании нормативного правового акта Российской Федерации, нормативного правового акта Республики Коми, то в преамбуле указывается наименование вида этого документа и в родительном падеже наименование органа, его принявшего, дата, номер и заголовок документа,
например:

"В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 11 ноября 2005 г. № 679 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)".
Постановляющая (распорядительная) часть, как правило, подразделяется на пункты.
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовка не имеют.
Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с круглой скобкой.
При наличии приложений к постановлению (распоряжению) в тексте на них обязательно делается ссылка.
5) подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт.
Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
Правовые акты подписывает глава, а в его отсутствие - лицо, исполняющее обязанности руководителя администрации;
6) отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа правового акта, печатается шрифтом № 10 или № 11. Отметка об исполнителе включает в себя сведения об исполнителе (инициалы, фамилию),
например:

исп. И.И.Иванов
91211

На экземпляре правового акта, подготовленного специалистом структурного подразделения, ставится виза руководителя этого структурного подразделения.
5.15. Если правовым актом вносятся изменения в ранее изданный им правовой акт и (или) признается утратившим силу ранее изданный правовой акт, то принимаемый правовой акт должен содержать пункт о внесении изменений и (или) признании утратившим силу ранее изданного правового акта с указанием его даты, номера и заголовка,
например,

"Внести в постановление администрации муниципального района "Усть-Цилемский" от 17 октября 2012 г. № 10/136 "О контрольно-счетной палате муниципального района "Усть-Цилемский" следующее изменение (или изменения согласно приложению):
"Признать утратившим силу постановление главы муниципального района "Усть-Цилемский" от 14 июля 2006 г. № 377 "Об утверждении Положения о некоторых вопросах оплаты труда и гарантиях муниципальных служащих муниципального района "Усть-Цилемский".

Внесение изменений в приложение к правовому акту оформляется в следующем порядке:
- в названии правового акта указывается правовой акт, в который вносятся изменения (вид правового акта, дата и номер правового акта, оформленные словесно-цифровым способом, и его заголовок);
- в постановляющей части указываются:
правовой акт муниципального органа, в который вносятся изменения (вид правового акта, муниципальный орган, его принявший, дата, номер правового акта и его заголовок);
ниже с абзацного отступа со строчной буквы - наименование приложения, утвержденного правовым актом муниципального органа, в который вносятся изменения, при этом вид правового акта, орган, его принявший, дата, номер правового акта и его заголовок не воспроизводятся,
например:

"Внести в постановление администрации муниципального района "Усть-Цилемский" от 17 октября 2012 г. № 10/136 "О контрольно-счетной палате муниципального района "Усть-Цилемский" следующее изменение:
Приложение № 1 "Положение о контрольно-счетной палате муниципального района "Усть-Цилемский" изложить в новой редакции согласно приложению к настоящему постановлению.";
"Внести в постановление администрации муниципального района "Усть-Цилемский" от 17 октября 2012 г. № 10/136 "О контрольно-счетной палате муниципального района "Усть-Цилемский" следующее изменение:
Положение о контрольно-счетной палате муниципального района "Усть-Цилемский" (приложение № 1) изложить в новой редакции согласно приложению к настоящему постановлению.".
5.16. Если в документе дается упоминание или ссылка на другой документ, необходимо дать полные поисковые признаки этого упомянутого документа:
- вид;
- автор или орган, принявший документ;
- дата и номер;
- заголовок.
Например: "В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2004 г. № 109 "О ценообразовании в отношении электрической и тепловой энергии в Российской Федерации"..."
или "Во исполнение постановления Правительства Республики Коми от 23 января 2006 г. № 11 "О ежемесячных компенсациях отдельным категориям пенсионеров в 2006 году"..."
5.17. При наличии приложений к постановлению в тексте на них обязательно делается ссылка.
Каждое приложение к проекту правового акта оформляется на отдельных листах бумаги и печатается с учетом требований, установленных разделом 5 настоящей Инструкции.
Приложениями оформляются положения, регламенты, планы, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.
Если в тексте имеется ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ", ниже через 1 межстрочный интервал дается ссылка на правовой акт с указанием даты его принятия и номера. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются, номер обозначается символом "N" и арабскими цифрами.

Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ
к постановлению
администрации муниципального
района "Усть-Цилемский"
от 12 февраля 2013 г. № 02/176

При наличии в тексте проекта правового акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается гриф утверждения, который согласуется в роде и числе с первым словом заголовка приложения (например: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ, перечень - УТВЕРЖДЕН), оформляется прописными буквами, ниже через 1 межстрочный интервал указываются:
- наименование вида правового акта;
- дата принятия правового акта и его номер;
- слово "приложение", которое печатается строчными буквами и заключается в круглые скобки.
Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал.
При наличии нескольких приложений они нумеруются, номер обозначается символом "N" и арабскими цифрами.

Например:

УТВЕРЖДЕНО
постановлением администрации
муниципального района
"Усть-Цилемский"
от 15 февраля 2013 г. № 02/185
(приложение № 2)

В положении, плане, регламенте, списке и иных приложениях к проекту правового акта могут содержаться отсылочные нормы на приложения к соответствующему положению, плану, регламенту, списку и иному приложению. В этом случае на первой странице приложения к соответствующему положению, плану, регламенту, списку и иному приложению в правом верхнем углу пишется слово "Приложение" строчными буквами, ниже через 1 межстрочный интервал дается ссылка на соответствующее положение, план, регламент, список и иное приложение с указанием его полного наименования.
Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал.
Например:

Приложение
к Порядку
формирования сети
межмуниципальных регулярных
автобусных маршрутов

Заголовок (наименование вида документа) к тексту приложения печатается центрированным способом.
Заголовок к тексту приложения отделяется от предыдущего реквизита 2 - 3 межстрочными интервалами, от текста приложения - интервалом 24 пт.
Первая строка заголовка, указывающая на вид документа (например, "ПОЛОЖЕНИЕ", "ПЕРЕЧЕНЬ" или "ПОРЯДОК И УСЛОВИЯ"), выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом. Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт. Текст отделяется от заголовка дополнительным межстрочным интервалом 24 пт и печатается с абзацного отступа на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приложения может подразделяться на разделы, пункты, подпункты. Самой высокой ступенью подразделения текста является раздел. Более высокая ступень применяется при условии применения низшей.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки выравниваются по центру (начало и конец каждой строки заголовка равно удалены от левой и правой границ листа). Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовки разделов нумеруются римскими цифрами, после которых ставятся точки, имеют названия и печатаются с прописной буквы, допускается оформление полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка раздела не ставится.
Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Подпункты в тексте могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с круглой скобкой.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы таблицы должны иметь заголовки и нумерацию, если таблица печатается более чем на одной странице. Заголовки граф таблицы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже.
Таблица может иметь подзаголовки граф. Подзаголовки граф и содержание строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.
При размещении таблицы более чем на одной странице на второй и последующих страницах вместо заголовков граф таблицы печатаются только номера этих граф.
Например:

№ п/п
Наименование мероприятий
Срок исполнения мероприятий
Объем финансирования мероприятий (в рублях)
всего
в том числе по годам
2006
2007
2008
1
2
3
4
5
6
7

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется символом "*" или арабской цифрой с круглой скобкой. При оформлении сноски символом "*" после него ставится тире. Текст сноски печатается с прописной буквы через 1 межстрочный интервал в конце страницы, в тексте которой имеется ссылка на сноску, или в целом после текста приложения. В конце текста сноски ставится точка или точка с запятой, если сносок две или более.
На одной странице, в тексте которой имеются ссылки на сноски, не должно проставляться более трех сносок.
Приложение заканчивается чертой длиною 2 - 3 см, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов.
5.18. Процедура согласования проекта правового акта и приложений к нему проводится с иными государственными органами, органами местного самоуправления и организациями, интересы которых затрагиваются принимаемым документом. Согласование может оформляться одним из следующих вариантов:
1) грифом согласования, проставляемым на самом документе и включающим в себя слово "СОГЛАСОВАНО", которое пишется прописными буквами, ниже через 1 межстрочный интервал строчными буквами указывается наименование должности лица, которое согласовало документ, включающее наименование организации. Ниже через 1 межстрочный интервал в одну строку располагается личная подпись должностного лица, согласовавшего документ, и расшифровка подписи (инициалы и фамилия).
Через 1 межстрочный интервал от предыдущего реквизита проставляется дата согласования.
Например:

Текст....

СОГЛАСОВАНО:

Заместитель руководителя администрации
муниципального района "Усть-Цилемский"

___________________________________ П.В.Рочев
(личная подпись)
___________________________________
(дата согласования)

Заведующий отделом финансовой и учетной политики
администрации муниципального района "Усть-Цилемский"

___________________________________ Н.Е.Осипова
(личная подпись)
___________________________________
(дата согласования)

2) на листе согласования к проекту документа.
Лист согласования имеет следующие обязательные реквизиты:
1) наименование вида проекта документа муниципального органа и название проекта документа;
2) инициалы, фамилия и наименование должности лица, которое согласовало документ, включая наименование государственного органа, организации;
3) личная подпись должностного лица, согласовавшего документ, и расшифровка подписи (инициалы и фамилия);
4) дата согласования.
Например:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
проекта постановления администрации муниципального района
"Усть-Цилемский" "О подготовке и проведении Дней культуры
сельских поселений Усть-Цилемского района, посвященных
85-летию образования Усть-Цилемского района,
в с. Усть-Цильма"

№ п/п
ФИО, должность лица, согласующего проект
Результат согласования, подпись
Дата согласования
1.
Рочев П.В., заместитель руководителя администрации муниципального района "Усть-Цилемский"
Согласовано

_______________ Рочев П.В.
(личная подпись)
27.12.2012 г.
2.
Попов И.Н., директор МБУ "Районный центр культуры, досуга и кино"
Согласовано

_______________ Попов И.Н.
(личная подпись)
26.12.2012 г.
3.




В случае если документ не согласован, должностное лицо ставит гриф "Не согласовано" с указанием причины.
5.19. В случае отсутствия обязательных требований об утверждении правовым актом муниципального органа инструкции, правил указанные инструкции, правила утверждаются главой муниципального района "Усть-Цилемский" и оформляются без бланка администрации муниципального района "Усть-Цилемский" с учетом требований, установленных пунктами 5.4, 5.5, 5.17 раздела 5 Инструкции.
5.20. Указанные в пункте 5.19 настоящего раздела документы имеют следующие обязательные реквизиты:
1) гриф утверждения, который располагается в правом верхнем углу первого листа документа и включает в себя:
слово "УТВЕРЖДАЮ", которое пишется прописными буквами,
ниже через 2 межстрочных интервала строчными буквами указывается в именительном падеже:
наименование должности лица, утвердившего документ (включающее наименование муниципального органа);
ниже через 1 межстрочный интервал в одну строку располагается личная подпись должностного лица, утвердившего документ, и расшифровка подписи (инициалы имени и отчества, фамилия);
ниже через 1 межстрочный интервал располагается дата утверждения документа, которая проставляется после утверждения документа и оформляется словесно-цифровым или цифровым способом.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Глава муниципального района "Усть-Цилемский" -
руководитель администрации района
_________________________________ А.В.Поздеев
"14" марта 2012 г.

Все строчки реквизита грифа утверждения центрируются относительно самой длинной строки;
2) наименование вида документа (инструкция, правила и т.п.) и заголовок.
Настоящий реквизит отделяется от предыдущего реквизита дополнительным межстрочным интервалом 24 пт и печатается полужирным шрифтом:
наименование вида акта - прописными буквами;
заголовок - со строчной буквы, выделяется полужирным шрифтом и отвечает, как правило, на вопросы: "О чем (о ком)?" или "Кого (чего)?", отделяется от наименования вида акта 1,5 - 2 межстрочными интервалами. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Заголовок выравнивается по центру, начало и конец каждой строки заголовка равно удалены от левой и правой границ листа.
Например:

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
главного бухгалтера

3) текст отделяется от заголовка дополнительным межстрочным интервалом 24 пт и печатается с абзацного отступа на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля с учетом требований, установленных пунктами 5.4; 5.5; 5.12 - 5.17 настоящего раздела Инструкции.

Протокол

5.21. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, комиссиях и т.д.
Протокол должен вести секретарь или специально назначенное лицо. По полноте освещения хода обсуждения вопросов протоколы делятся на два вида: полный и краткий.
Краткий протокол содержит список приглашенных, фамилию и инициалы докладчика, тему доклада, фамилии и инициалы выступавших, принятые решения (приложение № 4);
Полный протокол, кроме обсуждаемых вопросов и решений, содержит краткую запись выступлений докладчиков и участников обсуждения вопроса. Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается сноска "Текст выступления прилагается" (приложение № 5).
Протоколы, оформляемые в краткой и полной форме, имеют следующие реквизиты:
- наименование документа - ПРОТОКОЛ - печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру;
- вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита 2 междустрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру;
- место проведения указывается при необходимости;
- дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом или цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из символа "N" и порядкового номера протокола. Датой протокола является дата заседания. Если заседание проводилось несколько дней, то в протоколе через тире указываются даты начала и окончания заседания;
- текст печатается через 1,5 межстрочных интервала от предыдущего реквизита. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются:
- председатель или председательствующий;
- секретарь или лицо, которому поручено ведение протокола.
Список присутствующих или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек. Указанный реквизит начинается со слова "Присутствовали:", в конце слова ставится двоеточие, печатается от границы левого текстового поля.
Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, его наименование начинается с предлога "О" ("Об") и печатается от границы левого поля.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, выписывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения);
- подпись включает наименование должности лица, председательствующего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центруется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Протокол также подписывается секретарем.

Докладная и объяснительная записки. Справка

5.22. Докладная записка составляется в случае необходимости поставить в известность руководство о каких-либо фактах. Докладные записки в зависимости от ситуации могут содержать выводы и предложения по излагаемому вопросу; могут быть написаны сотрудниками после выполнения ими поручения как отчет о проделанной работе.
5.23. Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных документов или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.
5.24. Справка - документ информационного характера, содержащий описание деятельности администрации и подтверждение каких-либо фактов, событий.
5.25. Все перечисленные документы в обязательном порядке должны содержать следующие реквизиты:
- наименование организации;
- адресат;
- наименование вида документа;
- дату;
- текст;
- подпись.

Оформление названий документов органов власти

5.26. В текстах документов с прописной буквы пишутся: Конституция Российской Федерации, Федеральный закон (название), Закон Российской Федерации (название), Указ Президента Российской Федерации (название), Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях.
Со строчной буквы пишутся: проект федерального закона (название), распоряжение, постановление Правительства Республики Коми, постановление Правительства Российской Федерации.

Оформление содержания документов
(введен Постановлением администрации МО муниципального
района "Усть-Цилемский" от 01.12.2014 № 12/2192)

5.27. При заполнении документов следует использовать нормы современного русского языка и правила русской орфографии и пунктуации, утвержденные в 1956 году Академией наук СССР, Министерством высшего образования СССР и Министерством просвещения РСФСР.
В текстах документов использовать букву "ё" в случаях, когда необходимо предупредить неверное чтение и понимание слова, либо когда необходимо указать произношение малоизвестного слова. Во избежание неправильного прочтения слов обязательно использовать буквы "ё" в именах собственных (в том числе фамилиях, именах, отчествах).

6. Формирование дел, передача их в архив

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

6.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (приложение № 6).
Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации. Она намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
6.2. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности администрации.
В номенклатуре должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки работы и вопросы деятельности администрации, в том числе действующих комиссий, Совета района и т.п.
6.3. Номенклатура дел составляется каждым структурным подразделением администрации, согласовывается и подписывается руководителем структурного подразделения и предоставляется в сектор контроля и документооборота отдела по управлению внутренней политикой администрации (в электронном виде и на бумажной основе) для составления сводной номенклатуры дел администрации.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом муниципального образования муниципального района "Усть-Цилемский", положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе учреждения, типовыми и примерными номенклатурами дел, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения (в т.ч. Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2010 г.)), решениями ЦЭПК Главархива Росархива об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, номенклатурами дел за прошлые годы, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и справочными картотеками.
6.4. Номенклатура должна состоять из следующих граф: N№ п/п, индекс дела, заголовок дела (тома, части), количество дел (томов, частей), срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню и примечание. Индекс состоит из установленного в администрации цифрового обозначения раздела номенклатуры и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре.
Например, 01-03, где 01 - обозначение раздела "Распорядительная деятельность и контроль", 03 - порядковый номер по номенклатуре.
При составлении номенклатуры дел соблюдается схема расположения дел в описи, утвержденная протоколом № 4 заседания ЭПК Архивного управления Республики Коми от 24 апреля 1998 г. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, затем заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы и т.д.
6.5. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, четко и в обобщенной форме отражающих их основное содержание и состав. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.
Например, "Переписка по вопросам жилищно-коммунального хозяйства, благоустройства, строительства и водоснабжения".
В номенклатуру дел не включаются заголовки печатных изданий.
6.6. Номенклатура дел администрации составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, подписывается заведующим сектором контроля и документооборота отдела по управлению внутренней политикой администрации и ответственным за архив и направляется на согласование экспертно-проверочной комиссии (далее - ЭПК) администрации района, после чего утверждается главой муниципального района "Усть-Цилемский" - руководителем администрации района. После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе. Номенклатура дел на следующий год разрабатывается до 15 декабря текущего года.
6.7. В течение года по согласованию с архивным сектором администрации муниципального района "Усть-Цилемский" (далее - архивный сектор) и с разрешения руководителя в утвержденную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения.
В случае коренного изменения функций и структуры администрации она подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению независимо от срока ее согласования.
6.8. Номенклатура дел согласовывается с ЭПК администрации района не реже 1 раза в 5 лет.

Организация формирования дел

6.9. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел:
- документы в учреждении формируются в дела в строгом соответствии с утвержденной номенклатурой дел;
- в дело помещаются только документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела;
- документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
- в дела включается только один экземпляр документа, за исключением документов, имеющих пометки, которые дополняют содержание первых экземпляров; не разрешается группировать в дела черновые документы;
- каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных, республиканских, отраслевых стандартов и других нормативных актов (иметь подпись, дату, отметку о заверении копии, в необходимых случаях печать, гриф утверждения);
- в дела группируются документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва;
- в дело включается не более 250 листов при толщине дела не более 4 см;
- документы внутри дела располагаются в хронологическом порядке, наиболее ранние документы располагаются в начале дела.
6.10. Документы постоянного хранения, переплетенные и оформленные в делопроизводстве ранее, как правило, расшивке и переоформлению не подлежат.

Систематизация документов внутри дела

6.11. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. В дело подшиваются все документы по данному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документов.
6.12. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:
- уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;
- распорядительные документы группируют в дела в зависимости от сроков хранения: постановления по основной деятельности отдельно от распоряжений по личному составу и отдельно от распоряжений по административно-хозяйственной деятельности;
- распоряжения по личному составу 75-летнего срока хранения формируются отдельно от распоряжений 5-летнего срока хранения.
К распоряжениям по личному составу долговременного (75-летнего) хранения относятся распоряжения:
- о приеме (заключении трудовых договоров), переводе, увольнении (расторжении трудовых договоров);
- о поощрениях (объявление благодарности, выдача премии, награждение ценным подарком);
- о результатах прохождения лицом аттестации, тарификации;
- об изменении фамилии;
- о работе в режиме неполного рабочего времени;
- о доплатах (за вредность, тяжелые условия труда, высокую классность, совмещение (замещение должности), работу в вечернее и ночное время суток и др.);
- о выплате районных коэффициентов, процентных надбавок к заработной плате (за квалификационный разряд, выслугу лет, непрерывный стаж работы и др.);
- о предоставлении декретных отпусков, отпусков без сохранения заработной платы, административных отпусков (по инициативе администрации);
- о предоставлении дней отдыха донорам, учебных отпусков;
- о направлении на военные сборы, курсы повышения квалификации;
- о направлении в командировку, не связанную с основной работой.
К распоряжениям по личному составу 5-летнего срока хранения относятся распоряжения:
- о предоставлении очередных отпусков, краткосрочных внутрироссийских командировках, наложении дисциплинарных взысканий;
- об оказании разовой, ежегодной материальной помощи, предоставляемой к отпуску;
- о привлечении к сверхурочным работам;
- о продлении оплачиваемого отпуска в связи с предоставлением больничного листа;
- о предоставлении отпуска в связи с регистрацией брака, смертью родственников (как правило, срок устанавливается коллективным договором);
- о работе в день (дни) отдыха, праздничные дни, предоставлении за отработанное время отгулов, оплаты или дополнительного отпуска;
- о выплате компенсации за неиспользованный отпуск;
- о направлении на учебу, стажировку.
К распоряжениям по административно-хозяйственной деятельности 5-летнего срока хранения относятся распоряжения:
- об установлении (отмене) сезонных норм расхода на бензин, регистрации, перерегистрации, страховании транспорта, прохождении техосмотра;
- о покупке оборудования, приобретении спецодежды, канцелярских принадлежностей, хозяйственного инвентаря;
- о проведении инвентаризации основных средств;
- о выделении места для курения, закреплении машины за водителем.
6.13. Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.
Документы в личных делах располагаются в следующем порядке:
внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
- заявление о приеме на работу, направление;
- анкета, листок по учету кадров;
- автобиография;
- копии документов об образовании;
- трудовой контракт;
- выписки из приказов о приеме, перемещениях, увольнении;
- индивидуальные (персональные) должностные инструкции;
- аттестационные листы;
- дополнение к личному листку по учету кадров;
- характеристики;
- дополнение к личному листку по учету поощрений;
- справки и другие документы, относящиеся к данному делу (кроме справок с места жительства, медицинских справок о состоянии здоровья и др. документов второстепенного значения).
Выписки из приказов о приеме, перемещениях, увольнении, аттестационные листы, дополнения к личному листку по учету кадров, характеристики, дополнение к личному листку по учету поощрений, справки и другие документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;
лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;
предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;
переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д.

Оформление дел

6.14. Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, после экспертизы ценности и формирования дел подлежат оформлению, описанию в соответствии с требованиями Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).
6.15. Полное оформление дел предусматривает:
- подшивку или переплет дела;
- нумерацию листов в деле;
- составление листа-заверителя дела;
- составление внутренней описи документов (в необходимых случаях);
- оформление обложки дела.

Подшивка (переплет) дела

6.16. Дело подшивается в твердую обложку из картона или переплетается с учетом возможности свободного чтения текста документов, дат, виз, резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
6.17. В начале каждого дела подшивается чистый лист бумаги, бланк внутренней описи документов дела (при необходимости), в конце дела - чистый бланк листа-заверителя дела.
6.18. Документы, составляющие дело, подшиваются:
- формата А4 на 4 прокола, расстояние от нижнего и верхнего торца обложки до первого и четвертого отверстия - 42 мм, между отверстиями примерно - 70 мм,
- формата А5 на 3 прокола, расстояние от нижнего торца обложки до первого отверстия - 30 мм, между отверстиями - 50 мм.
6.19. Для подшивки дел используются обложки дел заводского изготовления. При подшивке дела применяется планка из плотного картона шириной 15 - 20 мм, длиной, равной длине обложки, которая подшивается внутри обложки с лицевой стороны дела; крепление документов происходит между планкой и задней стороной обложки, концы ниток выводятся на оборотную сторону обложки дела и завязываются узлом, на оборотной стороне обложки дела для скрытия ниток по длине дела на месте подшивки приклеивается полоска бумаги шириной 2 - 2,5 см.
6.20. При подшивке дел рекомендуется использовать прочные хлопчатобумажные нитки под № 10 белого или черного цвета, в 4 - 8 сложений в зависимости от толщины дела.

Нумерация листов, составление листа-заверителя дела

6.21. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
6.22. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.
6.23. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.
6.24. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
6.25. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
6.26. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
6.27. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.
6.28. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются карандашом одной чертой и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на хранение допускается по согласованию с архивным сектором употребление литерных номеров листов (например, 100а).
6.29. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) - бланк внутренней описи документов дела. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа.
Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (Приложение № 7), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.
Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

Составление внутренней описи документов

6.30. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов (например, личные дела). Внутренняя опись составляется также к распорядительным документам (постановлениям), к лицевым счетам и расчетным ведомостям по начислению зарплаты, сформированным без учета алфавита.
6.31. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложения № 8, № 9); для лицевых счетов и расчетных ведомостей по начислению зарплаты, сформированных без учета алфавита фамилий, возможно применение упрощенной формы внутренней описи (приложение № 8). В графу "Заголовок" выносится фамилия, имя, отчество со ссылкой на номер листа в графу "Номера листов".
6.32. К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
6.33. Внутренняя опись составляется ее составителем с расшифровкой подписи, должности и даты составления.
6.34. Если дело переплетено или подшито, то внутренняя опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой стороны обложки дела.

Оформление обложки дела

6.35. Обложка дела составляется и оформляется по установленной форме (приложение № 10), в которой указываются:
наименование организации и ее непосредственная подчиненность,
наименование структурного подразделения,
заголовок дела,
дата дела,
количество листов в деле,
срок хранения дела.
6.36. При оформлении обложки дела, указывается в следующей последовательности:
- наименование вышестоящей организации (в именительном падеже),
- полное официальное наименование организации на момент создания документов дела (в именительном падеже),
- ниже в скобках сокращенное официальное название:
Например:
Администрация Главы Республики Коми и Правительства Республики Коми,
Администрация муниципального образования муниципального района "Усть-Цилемский",
(Администрация муниципального района "Усть-Цилемский");
- в правом верхнем и в левом нижнем углу обложки дела оставляется место для штампа архива.
6.37. Заголовки дел на обложку переносятся из номенклатуры дел. Они должны кратко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела, поэтому в процессе формирования и оформления дел заголовки могут уточняться.
При описании личного дела указывается фамилия, имя, отчество в именительном падеже, также выносится год рождения работника.
Например: Иванов Петр Петрович, 1959 г.р.
В заголовках дел, содержащих, копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов не оговаривается.
Например: Учредительные документы (Устав, свидетельства о регистрации предприятия). Копии.
6.38. На обложке дела в обязательном порядке указывается дата дела. Способ написания даты словесно-цифровой. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Порядок написания даты следующий: число, месяц, год.
Например: 01 января 2000 г.
Датой дела распорядительных документов (постановлений, распоряжений) являются точные календарные даты первого и последнего приказа.
Например: 01 июня - 31 декабря 2000 г.
Крайние даты указываются также в делах, содержащих протоколы, доклады, докладные записки, различные документы (в названии имеется слово документы), справки, сведения, информации, акты, заявления, жалобы, переписку.
Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело:
Например, 10 января - 29 декабря 2009 г.
Датой дел, содержащих штатные расписания, планово-отчетную документацию, является год: например, 2009 г.
Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. Если в личном деле отсутствует указание на дату приема и увольнения работника, она датируется по косвенным данным, имеющимся в деле, и дата ставится в квадратные скобки. Например: 10 марта 1980 г. - 25 апреля 2009 г.
6.39. Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании листа-заверителя, и сроки хранения дела.
Например: "Хранить постоянно", "Хранить 75 лет".
6.40. Обложка дела заполняется шариковой ручкой черного или синего цвета. Наименование подразделения, год, номер дела проставляются на обложке штампом или рукописно. Не допускается оформление фломастером или слабоконтрастными чернилами. Допустимо использование средств оргтехники (печатный текст) с последующим приклеиванием листа на обложку, не допуская последующей отклейки углов листа.

Составление и оформление описей дел

6.41. На все завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности и оформленные в соответствии с требованиями, составляются описи.
6.42. Описи дел составляются по установленной форме (приложения № 11, № 12) в четырех экземплярах.
6.43. Описательная статья описи включает в себя следующие элементы:
- порядковый номер дела (тома);
- индекс дела;
- заголовок дела (тома), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;
- дата дела (тома);
- срок хранения дела (только для описей дел по личному составу);
- количество листов в деле (томе);
- примечание.
6.44. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
- дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);
- порядок нумерации дел в описи - валовой за несколько лет;
- дела вносятся в опись по году их заведения в делопроизводстве;
- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
- соблюдается схема расположения дел в описи, утвержденная протоколом № 4 заседания ЭПК Архивного управления Республики Коми от 24 апреля 1998 г.;
- при внесении в опись нескольких дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью. На каждом новом листе описи заголовок производится полностью;
Например:
Постановления по основной деятельности (№ 1 - 100). Том 1.
То же (№ 101 - 200). Том 2;
- в графу описи "Индекс дела" проставляются индексы каждого дела по номенклатуре дел;
- графа описи "Примечания" используется для отметок об особенностях физического состояния дел, наличие копий и т.п.;
- графление описи воспроизводится на каждом листе.
Не допускается включение в опись неоформленных дел.
6.45. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).
6.46. Опись № 1 дел постоянного хранения составляется каждым структурным подразделением администрации, согласовывается и подписывается руководителем структурного подразделения и предоставляется в сектор контроля и документооборота (в электронном виде и на бумажной основе) для составления сводной описи дел администрации.
Опись № 2 дел по личному составу составляется сектором по правовым вопросам отдела по управлению внутренней политикой администрации и отделом финансовой и учетной политики администрации, согласовывается и подписывается заведующим отделом и предоставляется в сектор контроля и документооборота (в электронном виде и на бумажной основе) для составления сводной описи дел администрации.
Описи дел подписываются заведующим сектором контроля и документооборота, утверждаются руководителем администрации района и направляются на согласование ЭПК администрации района. Описи дел за прошедший год разрабатываются до 31 марта текущего года.

Организация оперативного хранения документов

6.47. С момента заведения и до передачи в архивный сектор либо до уничтожения (если дело временного хранения) дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Завершенные дела постоянного срока хранения находятся по месту их формирования в течение пяти лет, а затем передаются в архивный сектор.
6.48. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения главы муниципального района "Усть-Цилемский" - руководителя администрации района или руководителя структурного подразделения по актам.

Порядок передачи документов
на хранение в архивный сектор

6.49. Документы администрации муниципального района "Усть-Цилемский" являются муниципальной собственностью и после проведения экспертизы ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в архивный сектор как часть Архивного фонда Российской Федерации.
6.50. Передача дел в архивный сектор осуществляется по плану-графику, утвержденному администрацией района. Предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись. Все выявленные при проверке недостатки структурные подразделения обязаны устранить.
6.51. Документы передаются в архивный сектор по описям, утвержденным руководителем учреждения и согласованным (утвержденным) экспертно-проверочной комиссией. При приеме дел проводится сплошная проверка правильности научно-технической обработки дел, физического и санитарного состояния документов.
6.52. Прием документов в архив оформляется актом приема-передачи, который составляется в двух экземплярах. Один экземпляр акта передается администрации, второй остается в архивном секторе.

Использование печатей и штампов в администрации района

6.53. Все изготовленные печати и штампы учитываются в специальном журнале и выдаются заведующим сектором контроля и документооборота под расписку сотрудникам подразделений, отвечающим за их использование.
6.54. Печати с изображением герба Республики Коми ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.
6.55. Оттиск печати на документах должен захватывать окончание наименования должности и при возможности - край личного росчерка подписавшего документ.
6.56. В случае необходимости представления копии заверенного документа органа местного самоуправления на копии документа ниже реквизита "Подпись" проставляют подтверждающую соответствующие копии документа подлиннику заверительную подпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения. Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати администрации (для документов или отдела организационной и кадровой работы).
6.57. В необходимых случаях глава муниципального района "Усть-Цилемский" - руководитель администрации района вправе письменной доверенностью доверить удостоверение достоверности копии исходящих из администрации района документов конкретным работникам администрации.





Приложение № 1
к Инструкции
по делопроизводству
администрации муниципального района
"Усть-Цилемский"
Список изменяющих документов
(в ред. Постановления администрации МО муниципального
района "Усть-Цилемский" от 01.12.2014 № 12/2192)

Герб Республики Коми

Администрация
муниципального образования
муниципального района
"Усть-Цилемский"
Республики Коми
(Администрация муниципального
района "Усть-Цилемский")



ул. Новый квартал, д. 11а,
с. Усть-Цильма, Республика Коми, 169480
тел. 8 (82141) 9-15-41, 9-10-41
факс 91541, 9-29-61
E-mail: admust-cilma@mail.ru

_____________ № _________
На № ___________ от ________

Глава муниципального района "Усть-Цилемский" -
руководитель администрации района А.В.Поздеев





Приложение № 2
к Инструкции
по делопроизводству
администрации муниципального района
"Усть-Цилемский"

Проект

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
ШУОМ

от "___" ________ 2013 г. № ____

О чем ...

ПРЕАМБУЛА

администрация муниципального района "Усть-Цилемский" постановляет:

ПОСТАНОВЛЯЮЩАЯ ЧАСТЬ

Глава муниципального района "Усть-Цилемский" -
руководитель администрации района А.В.Поздеев

СОГЛАСОВАНО:
Должность (наименование государственного органа, организации)
Подпись Ф.И.О.
Дата согласования

Проект подготовил: И.О.Фамилия исполнителя, № телефона





Приложение № 3
к Инструкции
по делопроизводству
администрации муниципального района
"Усть-Цилемский"

Проект

РАСПОРЯЖЕНИЕ
ТШОКТОМ

от "___" ________ 2013 г. № ____

Заголовок
(В проекте распоряжения нет)

ПРЕАМБУЛА (В проекте распоряжения может отсутствовать)

РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ЧАСТЬ

Глава муниципального района "Усть-Цилемский" -
руководитель администрации района А.В.Поздеев

СОГЛАСОВАНО:
Должность (наименование государственного органа, организации)
Подпись Ф.И.О.
Дата согласования

Проект подготовил: И.О.Фамилия исполнителя, № телефона





Приложение № 4
к Инструкции
по делопроизводству
администрации муниципального района
"Усть-Цилемский"

Образец оформления краткого протокола

ПРОТОКОЛ
заседания по установлению тарифов
при главе муниципального района "Усть-Цилемский" -
руководителе администрации района

29 июня 2012 года № 16

Председательствующий - И.О.Фамилия
Секретарь - И.О.Фамилия
Присутствовали:
Наименование должности - И.О.Фамилия

Наименование должности - И.О.Фамилия

Наименование должности - И.О.Фамилия

Наименование должности - И.О.Фамилия

Инициалы и
фамилии
в алфавитном
порядке

I. О выполнении годового плана

(Фамилии и инициалы выступающих)

1. Принять к сведению ...

II. О введении мер по ...

(Фамилии и инициалы выступающих)

2. Принять к сведению...

Председательствующий Подпись Расшифровка подписи





Приложение № 5
к Инструкции
по делопроизводству
администрации муниципального района
"Усть-Цилемский"

Образец оформления полного протокола

ПРОТОКОЛ

заседания по установлению тарифов
при главе муниципального района "Усть-Цилемский" -
руководителе администрации района

29 июня 2012 года № 15

Председательствующий - И.О.Фамилия
Секретарь - И.О.Фамилия
Присутствовали: 20 человек (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О мерах по реализации федеральной целевой программы...
Доклад заместителя Руководителя...
2. О...

1. СЛУШАЛИ:
И.О.Фамилия - текст доклада прилагается
ВЫСТУПИЛИ:
И.О.Фамилия - краткая запись выступления
И.О.Фамилия - краткая запись выступления
РЕШИЛИ:
1.1.
1.2....
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ:

Председательствующий Подпись Расшифровка подписи

Секретарь Подпись Расшифровка подписи





Приложение № 6
к Инструкции
по делопроизводству
администрации муниципального района
"Усть-Цилемский"

ОФОРМЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Наименование организации Утверждаю:
Глава муниципального
района "Усть-Цилемский" -
Наименование структурного руководитель
подразделения администрации района
_____________ А.В.Поздеев
"___" ___________ 200_ г.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
на _____________ год

№ п/п
Индекс дела
Заголовок дела (тома, части)
Кол-во дел (томов, частей)
Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню
Примечание
1
2
3
4
5
6
Название раздела







Наименование должности
руководителя структурного
подразделения Подпись Расшифровка подписи

Дата

ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК администрации Протокол ЭПК
администрации муниципального администрации муниципального
района "Усть-Цилемский" района "Усть-Цилемский"
от ___________________ № ___ от _________________ № ___





Приложение № 7
к Инструкции
по делопроизводству
администрации муниципального района
"Усть-Цилемский"

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА

Фонд № ___________ Опись № ______________ Дело № ___________

В дело прошито и пронумеровано _________________________________ листов
(цифрами и прописью)
В том числе:
литерные N№ листов ____________________________________________________
пропущенные N№ листов _________________________________________________
Пронумерованы чистые листы ____________________________________________
+ листов внутренней описи _____________________________________________
Учтено документов в виде вложений и приложений, не подлежащих нумерации
___________________________________________________________________________
разновидность документов и их количество

Особенности формирования, оформления, физического состояния, нумерации и учета документов дела
N№ листов
1. Брошюры, др. печатные издания

2. Листовки

3. Вырезки из газет

4. Открытки

5. Конверты

6. Секретки

7. Марки почтовые

8. Марки гербовые

9. Штемпели почтовые и др.

10. Специальные почтовые отметки

11. Сургучные, мастичные печати

12. Фотодокументы

13. Карты, планы, чертежи и др. НТД

14. Рисунки, гравюры и акварели

15. Автографы видных деятелей

16. Склеенные листы

17. Утрата части листов

18. Затухающий текст

19. Повреждены листы

20. Текст только на обороте


_______________________________________________________________________
Должность Подпись Расшифровка подписи

дата





Приложение № 8
к Инструкции
по делопроизводству
администрации муниципального района
"Усть-Цилемский"

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов ед. хр. № __________________

№ п/п
Индекс документа
Дата документа
Заголовок документа
Номера листов ед. хр.
Примечание
1
2
3
4
5
6





































Итого _____________________________________________________ документов.
(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ___________________________________.
(цифрами и прописью)

Составитель Подпись Расшифровка подписи

Дата





Приложение № 9
к Инструкции
по делопроизводству
администрации муниципального района
"Усть-Цилемский"

Внутренняя опись
документов ед. хр. № _____

№ пп
Заголовок (Ф.И.О.)
Номера листов
Примечание

















Составитель Подпись Расшифровка подписи

Дата





Приложение № 10
к Инструкции
по делопроизводству
администрации муниципального района
"Усть-Цилемский"

ФОРМА
ОБЛОЖКИ ДЕЛА ПОСТОЯННОГО И ВРЕМЕННОГО
(СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ

Код гос. архива ____________

Код организации ____________


Ф. №
________________________________________ ___________________________
Оп. №
________________________________________ ___________________________
(наименование вышестоящей организации) Д. №
_________________________________________ ___________________________
(наименование организации)


___________________________________________________________________________
(Наименование структурного подразделения)
___________________________________________________________________________

ДЕЛО № _______ ТОМ № _______

___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(заголовок дела)
___________________________________________________________________________
(крайние даты)

на ______________ листах

Хранить ________________


Ф. №
___________________________
Оп. №
___________________________
Д. №
___________________________







Приложение № 11
к Инструкции
по делопроизводству
администрации муниципального района
"Усть-Цилемский"

ФОРМА
ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ
СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
Наименование структурного подразделения руководителя структурного
подразделения
Подпись Расшифровка
подписи
Дата

ОПИСЬ N
________________________
(название описи, год(ы))

№ п/п
Индекс дела
Заголовок дела (тома, части)
Дата дела (тома, части)
Кол-во листов
Примечание
1
2
3
4
5
6



















В данный раздел описи внесено _____________________ ед. хр. с № _______
(цифрами и прописью)
по № __________________________, в том числе:
литерные номера: _________________________________________________,
пропущенные номера: ______________________________________________.

Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Дата

УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК Протокол ЭК __________________
администрации МР "Усть-Цилемский" (наименование структурного
подразделения)
от ____________________ № ____ от ____________________ № ____





Приложение № 12
к Инструкции
по делопроизводству
администрации муниципального района
"Усть-Цилемский"

ФОРМА
ОПИСИ ДЕЛ ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) и ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
Наименование структурного подразделения руководителя структурного
подразделения
Подпись Расшифровка
подписи
Дата

ОПИСЬ N
________________________
(название описи, год(ы))

№ п/п
Индекс дела
Заголовок дела (тома, части)
Дата дела (тома, части)
Кол-во листов
Срок хранения
Примечание
1
2
3
4
5
6
7
Название раздела






















В данный раздел описи внесено _____________________ ед. хр. с № _______
(цифрами и прописью)
по № __________________________, в том числе:
литерные номера: _____________________________________________________,
пропущенные номера: __________________________________________________.

Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Дата

ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Протокол ЭПК
администрации МР "Усть-Цилемский"
(наименование структурного
подразделения)
от ____________________ № ____ от _______________________ № ____


------------------------------------------------------------------